PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

E-dokument to też dokument, czyli księgowość bez papierów

e-dokument, księgowość bez papierów

Stosy papierowych dokumentów, sterty teczek zawierające dziesiątki faktur zakupowych i sprzedażowych – taki obraz organizacji, a szczególnie działu księgowości, szczęśliwie powoli staje się przeszłością. Zmieniający się porządek w dokumentacji firmowej nie ma bynajmniej tylko wymiaru estetycznego.

Zastąpienie dokumentacji papierowej elektroniczną otwiera drogę do licznych usprawnień. Doskonałym przykładem procesu, w którym łatwo zauważyć korzyści wynikające z zastosowania e-dokumentu jest obieg faktur zakupowych. Cały proces zamyka się w kilku prostych krokach i wymaga zaangażowania jedynie kilku, konkretnych osób. Zamiast przekładać dokument z miejsca na miejsce warto zautomatyzować procesu jego obsługi i doprowadzić do stanu, w którym menedżer jednym kliknięciem myszki czy dotknięciem ekranu (jeśli korzysta z urządzenia mobilnego) jest w stanie zaakceptować lub odrzucić skierowane do niego faktury zakupowe. Co ważne, e-dokument jest wprowadzany i wstępnie dekretowany kosztowo przez – często nawet nieświadomego tego faktu – twórcę kosztów. A dzięki temu wiadomo już, jaki zespół i z jakiego tytułu ma być obciążony.

To ważne, ponieważ uporządkowanie procesu zakupów często oznacza dla firmy oszczędności wynikające choćby z możliwości uniknięcia odsetek za nieterminowe opłaty czy obniżenia obciążeń podatkowych dzięki przyspieszeniu rejestracji dokumentów VAT.

Szybciej i pod kontrolą

Pod każdym wnioskiem o uznanie kosztu podpisuje się w sposób elektroniczny uprawniony pracownik. Ale akceptacja może być też wielostopniowa. Jednocześnie, praca na e-dokumencie pozwala wychwycić potencjalny błąd na każdym etapie procesu – czy to przy jego wprowadzaniu, opisywaniu, akceptowaniu, czy też dekretacji. Uprawnione osoby mają równoczesny wgląd w dokumenty i nie są ograniczone miejscem ich przechowywania. Przyspiesza to pracę i poprawia jej jakość.

Podobne usprawnienia dotyczą każdego bez wyjątku obszaru działania firmy. E-dokument może przecież pełnić nie tylko rolę elektronicznej faktury. Analogicznie organizacja może uruchomić obieg wniosków pracowniczych, zakupowych, urlopowych, zaliczkowych, a także raportów, zestawień oraz innych informacji wewnętrznych. Przewagą obiegu elektronicznego nad tradycyjną obsługa dokumentów papierowych jest szybkość i pewność dostarczenia informacji. Logistyka „obróbki papieru” przeszkadza w równomiernym rozłożeniu pracy na cały miesiąc. Obrót elektroniczny skutecznie likwiduje ten problem.. 

Koniec poszukiwań igły w stogu siana

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów w firmie powoduje, że w jednym, centralnym repozytorium gromadzone są wszystkie rodzaje lub kategorie dokumentów. Mogą one dotyczyć zarówno pism oraz umów przesyłanych przez kontrahentów, jak i kompleksowych procesów zaopatrzenia i zakupów czy wreszcie obsługi rozmaitych wniosków pracowniczych.

Centralizacja mechanizmów obiegu informacji w firmie w praktyce eliminuje znane chyba każdej firmie gorączkowe poszukiwania zagubionych lub pozostawionych na biurkach kolegów faktur, umów czy innego rodzaju istotnych w danej chwili dokumentów. Każdy dokument zarejestrowany w systemie elektronicznego obiegu można w dowolnej chwili odszukać, a także sprawdzić, na jakim etapie procesu został ostatnio wykorzystany albo kto i kiedy dokonywał ostatnich zmian. Możliwe jest też wdrożenie kompleksowych mechanizmów wersjonowania dokumentów. Na takie udogodnienia warto zwrócić uwagę, zwłaszcza że niedawno weszła w życie nowelizacja ustawy o informatyzacji. Za sprawą jej zapisów w postępowaniach urzędowych e-dokument stał się tak samo istotny jak korespondencja papierowa.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.