PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Zarządzanie czasem pracy — jak mieć pewność działania zgodnie z prawem?

zarządzanie czasem pracy

W większości firm to kierownicy zajmują się planowaniem i rejestracją czasu pracy dla podległych im pracowników i to oni odpowiadają za realizację ustalonych planów. Nie jest to zadanie trywialne, bo trzeba nie tylko zorganizować pracę tak, aby zapewnić pełną i terminową realizację zadań, ale jeszcze rozplanować pracę zgodnie z wytycznymi Kodeksu pracy. A przecież kierownik zespołu nie musi być specjalistą w zakresie prawa pracy. Z drugiej strony nieprzestrzeganie tych przepisów może doprowadzić do nałożenia kar na pracodawcę…

Trudno zaplanować, trudno rozliczyć

Zastępstwa, urlopy, różne systemy czasu pracy, rozproszona struktura organizacyjna to tylko niektóre czynniki, które powodują, że zarządzanie czasem pracy jest trudnym wyzwaniem. Ułożenie harmonogramu zapewniającego najwyższą efektywność procesów biznesowych, a więc wolnego od przestojów, a jednocześnie zgodnego z przepisami prawa wymaga zatem często znacznych nakładów pracy i pochłania dużo czasu. Doskonale wiedzą o tym menedżerowie firm z branż takich jak: logistyczna, kurierska, handlowa, które zatrudniają dużą liczbę pracowników i pracują w systemie wielozmianowym.

Z kolei dbanie o zgodność z przepisami Kodeksu pracy oraz rozliczanie wykonań stanowi często duże obciążenie dla działu HR. Niestety rejestrowanie czasu pracy często prowadzone jest w sposób ręczny. Listy obecności, zestawienia godzinowe czy arkusze kalkulacyjne często trafiają do działu kadrowo-płacowego ze znacznym opóźnieniem. Co więcej, zdarza się, że zawierają informacje nie do końca zgodne ze stanem faktycznym. A przecież gdyby dane o planach i zasobach ludzkich wyrażonych w dostępnym czasie pracy byłyby na bieżąco udostępnione kluczowym uczestnikom danego procesu, organizacja minimalizowałaby ryzyko przestoju, kar wynikających z umów, utraconych zysków, koszów nadgodzin.

Elektroniczne karty pracy

W każdej firmie od menedżerów średniego szczebla wymaga się przede wszystkim realizacji planów. Dlatego też zamiast dodatkowo obciążać ich skomplikowanymi procedurami administracyjnymi lepiej zorganizować im wsparcie pozwalające uniknąć błędów i usprawnić zarządzanie czasem pracy podległych im zespołów.

Nowoczesne rozwiązania IT pozwalają znacznie odciążyć kadrę menedżerską w realizacji typowych zadań, także jeśli chodzi o zarządzanie czasem pracy pracowników. Efektem wdrożenia takich narzędzi jest możliwość zautomatyzowania najczęściej powtarzanych działań, ograniczenia ilości błędów oraz powiązania obszarów: operacyjnego i HR.

Do najważniejszych usprawnień i korzyści wynikających z elektronicznego ewidencjonowania czasu pracy należą:

  • eliminacja błędów wynikających z manualnego prowadzenia kart pracy,
  • powiązania ewidencji czasu pracy z automatycznym ustaleniem wynagrodzenia (pracodawca płaci za czas, który był faktycznie przepracowany),
  • automatyczna weryfikacja planów pod kątem spełnienia norm prawnych,
  • optymalizacja kosztów wynikających z zapłaty za nadgodziny (system monitoruje grafiki pracowników i ostrzega przed przekroczonymi normami oraz na bieżąco podpowiada możliwy odbiór nadgodzin zarówno wynikających z przekroczenia norm czasu pracy, jak i pracy w dni wolne czy w nocy),
  • sprawny przepływ informacji (również w zakresie udostępnienia ich pracownikom),
  • możliwość planowania czasu pracy pod kątem specyfiki prowadzonej działalności,
  • prosty sposób kontroli stopnia realizacji założonego planu.

Oczywistą konsekwencją zastosowania rozwiązań informatycznych w zarządzaniu czasem pracy jest więc istotny wzrost efektywności zarówno kierowników planujących czas pracy swoim pracownikom, jak i działów kadr. Ponadto ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości procesów biznesowych, a przecież wszelkie niespodziewane zaburzenia ciągłości pracy mogą negatywnie odbić się na rentowności przedsiębiorstwa.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.