PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Co składa się na koszty delegacji?

koszty delegacji

Koszty delegacji obejmują zwrot kosztów przejazdu i nocleg, które często stanowią 90% wydatku delegacyjnego oraz dietę przeznaczoną na pokrycie kosztów wyżywienia.

1. Ureguluj organizację delegacji

Organizację delegacji warto powierzyć wybranym osobom. Pozwoli to na sprawną realizację zamówień delegacyjnych. Powołane do tego osoby będą orientowały się np. z jakich sieci hotelowych korzysta organizacja lub czy ma wynegocjowane stawki przejazdów u wybranych przewoźników. Dzięki takiej organizacji oszczędzamy cenny czas specjalistów, którzy musieliby samodzielnie przedzierać się przez niuanse zamówień i płatności. Dodatkowo dbamy o respektowanie uzgodnionych stawek np. noclegów, co pozwoli obniżyć koszty delegacji.

Dzięki komunikacji elektronicznej możliwa jest dzisiaj sprawna realizacja zamówień nawet w ramach sporej grupy kapitałowej rozproszonej terytorialnie. Osoby dedykowane do realizacji zamówień dystrybuują bilety i szczegóły rezerwacji w sposób elektroniczny. Mogą być również odpowiedzialne za prawidłowo rozliczone koszty delegacji, które były przez nie rezerwowane. Są to również strażnicy przestrzegania ustalonych zasad  organizacji wyjazdów.

Tak zaproponowany model pracy pozwala na skuteczną i sprawną realizację zamówień delegacyjnych. Przy 6.000 delegacji rocznie wymiar pracy rezerwacyjnej nie przekracza ¼ etatu dzielonego przez 2 osoby.

2. Stwórz regulację działań w wewnętrznych przepisach

Przedsiębiorstwa i organizacje powinny stworzyć wewnętrzne regulacje, uwzględniające sposób organizacji wyjazdów. W regulaminie można ustalić zasady wyboru środków transportu: kiedy pociąg, a kiedy samolot, uzależniając wybór np. od czasu podróży lub odległości. Warto również określić, czy i dla kogo pierwsza, a dla kogo druga klasa podróży. Tym samym unikniemy codziennych rozstrzygnięć, czy zgodzić się na przejazd czterech osób pociągiem, a może warto zaproponować podróż samochodem służbowym, skoro taka forma podróżowania jest znacznie tańsza dla danego przejazdu. 

3. Sprawniej zarządzaj procesami

Jeśli zapisy delegacji są prowadzone w formie elektronicznej, organizacja otrzymuje dostępne „od ręki” dane związane z tym, ile rocznie realizuje delegacji na rzecz klienta, a ile wydaje na spotkania wewnętrzne. Jeśli przyrównamy liczbę delegacji na spotkania wewnętrzne i spotkania z klientami, to możemy zadecydować, czy w przypadku tych wewnętrznych ich koszt nie jest za wysoki. Jeśli ograniczymy wyjazdowe spotkania organizacyjne na rzecz komunikacji on-line przez ogólnodostępne rozwiązania komunikacyjne np. Skype, to uwolniony czas i nieponiesione koszty będą albo zyskiem spółki, albo zasobem przeniesionym na rzecz intensywniejszych kontaktów z klientami.

Czasem liczba spotkań wewnętrznych i skład zespołów usprawiedliwiają zakup większych rozwiązań do telekonferencji. Znając koszt delegacji i wielkość wydatku na tego typu rozwiązania, łatwo policzymy ROI i dostarczymy argumentów dla decydentów. Fakt, że to pracownicy – uczestnicy delegacji wprowadzają dane dotyczące delegacji sprawia, że zespoły HR lub księgowości są odciążone od pracy niemerytorycznej. Zwiększa to szybkość i jakość informacji docierającej do firmy i uznawania kosztów okresu. Zatwierdzanie delegacji nie jest zależne od miejsca przebywania papieru i kierownika, a księgowość widzi kto „marudzi" z akceptacją.

Alternatywą jest tu rozwiązanie informatyczne, które pozwala na elektroniczną obsługę delegacji. To wygodne narzędzie, umożliwiające wydajne i sprawne planowanie wyjazdów służbowych. E-delegacje pozwalają na planowanie, rejestrowanie i zatwierdzanie wyjazdów delegacyjnych pracowników. Rozwiązanie umożliwia kontrolę zasadności delegacji, m.in. czy pracownicy wybierający się w to samo miejsce jadą dwoma różnymi samochodami lub różnymi środkami transportu. Taka wiedza pozwoli na wyeliminowanie niepotrzebnych kosztów. Ponadto system daje możliwość bezpośredniego księgowania wyjazdów delegacyjnych, co również pozwala zaoszczędzić czas.

W organizacji, której działają e-delegacje dla rozliczenia około 6.000 delegacji rocznie wystarcza około 1/5 etatu w zespole księgowości.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.