PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

10 błędów najczęściej popełnianych przy wdrożeniach narzędzi dla controllingu. Jak ich uniknąć?

controllingu

Błędy merytoryczne w procesie wdrożenia narzędzi controllingowych przekładają się na błędy techniczne, opóźnienia i przekroczenia budżetu. A wszystko zaczyna się od jakości wiedzy o controllingu w firmie.

1. Pominięcie jednego z głównych elementów controllingu

Planowanie, koordynacja i kontrola przebiegu procesów biznesowych — te działania wchodzą w skład poprawnie realizowanego procesu controllingu. Jeśli narzędzie pomija któreś z nich, szybko okaże się, że o wiele więcej czasu będzie poświęcane na uzupełnianie danych o procesach niż na faktyczną analizę i wyciąganie wniosków praktycznych.

Warstwę planowania można zawrzeć poprzez np. możliwość zamieszczania komentarzy przy działaniach procesowych. Warstwę koordynacji — np. tworząc środowisko pracy grupowej. Kontrolę przebiegu — np. z wykorzystaniem opcji akceptu cząstkowego etapu procesu lub automatycznego sprawdzanych warunków.

2. Zbyt długie generowanie raportów

W controllingu ważna jest szybkość dostępu do raportów przez decydentów. Bieżący widok przebiegu procesu zwykle zostaje udostępniony poprzez tak zwany pulpit menedżerski. Ale raporty okresowe również muszą zawierać aktualne dane. W przeciwnym razie ich przydatność znacznie spada.

Rozwiązaniem jest zaplanowanie z góry liczby i struktury raportów cząstkowych, tak aby przygotowanie pożądanych raportów trwało jak najkrócej. Ważne jest również odpowiednie zaprojektowanie struktury zbiorów danych, żeby wyciągnięcie danych również spełniało warunek szybkości.

3. Zbyt szeroka dystrybucja raportów

Niski koszt i łatwość cyfrowej dystrybucji raportów kusi, by wysyłać je do każdej osoby w firmie, która potencjalnie może potrzebować tej informacji. To niestety nie wyeliminuje sytuacji, w których trzeba będzie tworzyć „na wczoraj” konkretny raport dla określonych osób.

Rozwiązaniem może być przygotowanie narzędzia wspierającego samoobsługę raportową użytkowników. Może to być cyfrowe archiwum raportów połączone z systemem zarządzania wiedzą lub też opcja samoobsługi bezpośrednio w oprogramowaniu analitycznym.

4. Niewykorzystywanie większości funkcji systemu

Koszt zakupu i utrzymania przerośniętego oprogramowania jest wyższy niż oprogramowania na miarę. Przerośnięty software zużywa więcej zasobów IT, które z kolei zużywają więcej prądu. I znów rosną koszty bieżące.

Błąd ten można wyeliminować na dwa sposoby: precyzyjnie zaplanować funkcjonalność na etapie przedwdrożeniowym lub skorzystać z oprogramowania w chmurze.

5. Niewykorzystywanie wniosków z controllingu w procesach biznesowych

Controlling wnosi wartość w procesy biznesowe po ich zakończeniu, służąc danymi o ich przebiegu i jakości. Powodów braku korzystania z tej wiedzy przez menedżerów jest wiele (m.in. brak zaufania do oprogramowania, zbytnie przeświadczenie o własnym doświadczeniu zawodowym, brak chęci do zmiany).

Aby temu zaradzić, można włączyć osoby z działu controllingu do zespołów biznesowych lub zadbać o automatyczną zmianę parametrów projektów na podstawie wystąpienia określonych zdarzeń lub wartości parametrów w narzędziu controllingowym.

6. Zmiany na podstawie wniosków z controllingu nie są realizowane na bieżąco

Niestosowanie controllingu w trakcie realizacji procesów wprowadza niepotrzebne opóźnienie w pętli uczenia się firmy i doskonalenia procesów. Zamiast czekać do końca projektu lub procesu warto tę wiedzę od razu implementować w procesie.

Jak uzyskać taki efekt? Poprzez zaprojektowanie automatycznych zmian bieżących w procesach na podstawie zdarzeń z narzędzia do controllingu.

7. Większa koncentracja na eliminacji słabych stron niż rozwoju mocnych

Kontrola wyników zwykle przebiega w sposób następujący: przyjmowana jest wartość oczekiwana danego parametru i odchylenie, które tworzy pas wartości dopuszczalnych. Wartości, które są poniżej dopuszczalnego pasa uznawane są niedopuszczalne i wymagają szybkich reakcji. I często na tym skupia się cała uwaga. A czasem wartości powyżej pasa świadczą o nadwyżkach jakościowych w procesie — zajęcie się nimi może oznaczać otwarcie nowych perspektyw procesowych i/lub biznesowych.

Rozwiązaniem jest tu stworzenie osobnego zespołu ds. rozwoju alarmów powyżej pasa dopuszczalnego. 

8. Większe skupienie na jakości procesów niż na karcie wyników

Takie spojrzenie oznacza niewłaściwe — bo pozbawione myślenia strategicznego — używanie controllingu.

Rozwiązanie polega na odpowiedniej rekrutacji kadry zarządzającej (która rozumie strategię i kieruje się nią) oraz na szerokim badaniu otoczenia biznesowego. Do tego potrzebna jest określona pula zasobów i brak nacisku na natychmiastowe zyski. 

9. Brak warstwy kontroli jakości danych w firmie

Jakość danych nie jest dana raz na zawsze. Trzeba o nią na bieżąco dbać. Dopiero wtedy można mieć zaufanie, że otrzymywane wnioski, wyniki, raporty odpowiadają rzeczywistości.

Rozwiązaniem jest tu zaprojektowanie i wdrożenie systemu Data Governance.

10. Traktowanie nowej wersji oprogramowania jako zmiany technicznej a nie okazji do innowacji

Wiele firm, choć kupuje nowe rozwiązania IT, to często korzysta z nich w stary sposób. Wystarczy proste zwiększenie podstawowego parametru (np. powierzchni dysku twardego), żeby uzasadnić zakup. A gdyby kupić dysk większy ORAZ do wbudowania w sieć z dostępem zdalnym? Nowe funkcje to nowe możliwości.

Warto pozyskiwać wiedzę branżową na temat rozwiązań, wdrożeń (lektura mediów, udział w konferencjach, stworzenie platformy Knowledge Management itp.).

 

Te 10 błędów to, oczywiście, tylko przykładowa lista. Wynika z niej jednak ważny wniosek: nie można traktować controllingu jako ostatecznej odpowiedzi na wszystkie problemy w firmie. Controlling — jak każde inne narzędzie — w sprawnych rękach przyniesie korzyści, ale wykorzystany nieumiejętnie może sprawić jeszcze więcej kłopotów. Dlatego warto przyjrzeć się powyższej liście.

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

Dodałabym jeszcze do zestawienia punkt w którym jest mowa, że nasz system powinien znajdować się w chmurze. Oprogramowanie, które nie jest w chmurze to bezsens. Brak dostępu online. Instalacja. Koszty utrzymania infrastruktury. Nie, dziękuję.

dodany przez Karolina Treska, 13-09-2016 14:06:01

@Karolina, trafne spostrzeżenie. Jeżeli szukasz jakiegoś dobrego oprogramowania, proponuję wypróbować Odeela (odeela.com/pl). Znajduje się w chmurze ;)

dodany przez Wojtek Lempa, 30-09-2016 18:05:47