PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Nowoczesna komunikacja zamiast tradycyjnych dokumentów zakupowych

komunikacja

Wykorzystanie systemów elektronicznego obiegu informacji zamiast tradycyjnej, drukowanej dokumentacji, towarzyszącej procesom zakupów i zaopatrzenia prowadzi do wielu usprawnień, a potencjalnie też do oszczędności, które nie ograniczają się jedynie do zmniejszenia kosztów wydruku.

Na typowy proces zakupowy w firmie składa się szereg następujących po sobie kroków. W zależności od skali, charakteru potrzeby zakupowej i sposobu działania organizacji przebieg tego procesu może być różny. Zwykle jednak jest on dość złożony: poszczególne zamówienia podlegają akceptacji różnych osób, w zależności od charakteru zakupu, wartości czy podległości służbowej. Ta złożoność procesu weryfikacji zapotrzebowań, oceny posiadanego majątku i akceptacji wydatków przybiera na znaczeniu zwłaszcza w sytuacjach, kiedy liczy się czas. Zdarzają się przecież przypadki zagubienia dokumentacji lub błędy w jej wypełnianiu. Wówczas poszczególne wnioski trzeba wypełniać na nowo i na nowo zdobywać kolejne podpisy. Jest to problem powszechny w dużych organizacjach, szczególnie tych o rozproszonej strukturze.

Nowoczesne zakupy

Ułatwieniem okazuje się rezygnacja z dokumentacji drukowanej. Jej miejsce z powodzeniem bowiem może zająć komunikacja cyfrowa. Kluczowe jest tu jednak zachowanie istniejących reguł oraz ścieżek akceptacji wniosków zakupowych. Digitalizacja pozwala z jednej strony przyspieszyć przebieg całego procesu, a z drugiej zautomatyzować go, przynajmniej częściowo. Ważna jest też łatwiejsza i bardziej przejrzysta komunikacja — wszystkie osoby zaangażowane w proces zakupu mają zawsze do dyspozycji najbardziej aktualną wersję dokumentów i mogą łatwo je konsultować między sobą.

Duże znaczenie ma też kontekst, w jakim tego rodzaju komunikacja jest prowadzona. Za sprawą systemów elektronicznego obiegu dokumentów do wniosków zakupowych przypinane mogą być różnego rodzaju załączniki lub odnośniki do dokumentów potwierdzających uzasadnienie biznesowe zakupu. W taką komunikację łatwiej jest też zaangażować dodatkowe osoby merytoryczne — nie potrzeba wówczas organizować spotkań i dyskusji dotyczących bardziej kosztownych lub złożonych zakupów.

Szybszy obieg informacji

Elektroniczny obieg informacji jest też pozbawiony wielu problemów towarzyszących wymianie dokumentacji papierowej. Przecież niemal normalną sytuacją w dużych organizacjach, w których komunikacja elektroniczna nie jest wykorzystywana, są liczne, spowodowane na przykład nieobecnościami, opóźnienia w zatwierdzaniu wniosków zakupowych.

Tymczasem w wielu przypadkach zamówienia mogą mieć wpływ na bieżące funkcjonowanie firmy, na jej zdolność do wykorzystania szans rynkowych czy ryzyko utraty zaufania klientów. I to niezależnie od tego, czy chodzi o zakup komputera dla nowego pracownika, czy części zamiennych do wadliwie działającej maszyny produkcyjnej. Za sprawą systemu elektronicznego obiegu dokumentacji zakupowej całość wymiany informacji może odbywać się za pośrednictwem dedykowanej aplikacji — także mobilnej — lub rozwiązania wbudowanego w wykorzystywane na co dzień systemy biznesowe. Oszczędność czasu, a nierzadko także kosztów przemieszczania się pomiędzy lokalizacjami firmy jest oczywista. Ograniczenie bądź wyeliminowanie dokumentów papierowych powoduje także zmniejszenie kosztów druku i archiwizacji.

Perspektywa menedżera

Z punktu widzenia kadry zarządzającej komunikacja elektroniczna pozwala zmniejszyć obciążenia wynikające z konieczności ręcznego wypełniania dokumentów, ich akceptowania, poszukiwania dodatkowych informacji na temat poszczególnych potrzeb. Komunikacja cyfrowa w zakresie działań zakupowych w sposób naturalny wspierać może również działania związane, przykładowo, z budżetowaniem czy księgowaniem zakupów. Dodatkową korzyścią jest m.in. możliwość wprowadzenia obsługi zastępstw (i wskazania osoby odpowiedzialnej za akceptację wydatków pod nieobecność konkretnych osób na co dzień weryfikujących tego typu wnioski).

Zakupy pod kontrolą

Dużo łatwiejsze staje się analizowanie zarówno charakteru zgłaszanych wniosków zakupowych, ich rodzaju oraz liczby, jak również samego przebiegu procesów. Ograniczenie stopnia wykorzystania drukowanej dokumentacji powoduje zmniejszenie liczby czynników zewnętrznych wpływających na realizację procesu zakupowego, bo np. eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów.

Centralizacja wiedzy na temat aktualnie rozpatrywanych działań zakupowych daje możliwość koordynacji tych działań, negocjacji cen, lepszego wykorzystania posiadanego majątku, a wreszcie oszczędności, choćby na kosztach transportu.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.