PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

O procesie poszukiwania oszczędności na działalności IT

oszczędności

Rozwój aplikacji, zarządzanie usługami wydzielonymi na zewnątrz, wdrożenie ERP i chmura to cztery obszary wymieniane przez ekspertów jako największe centra wydatków działalności IT. A zatem potencjalnie powinny one kryć w sobie największe możliwości redukcji kosztów.

Poszukiwanie oszczędności może przyjmować dwie formy. Pierwsza to odgórne zarządzenie (np. redukcja wszystkich budżetów o 10%), druga to strategiczne podejście do ponoszonych kosztów, oparte na analizie potrzeb, obserwacji faktycznego wykorzystania budżetów oraz na poszukiwaniu alternatywnych (tańszych) rozwiązań.

Trzeba pamiętać, że nie w każdej firmie dobrym pomysłem jest ścinanie budżetów. Takie ćwiczenia finansowe łatwiej zaakceptują pracownicy przedsiębiorstw, których kultura opiera się na innowacyjności i ogólnofirmowej współpracy. W firmach tradycyjnych (o orientacji produkcyjnej, a nie rynkowej) oraz w korporacjach takie inicjatywy dużo trudniej przeforsować.

Strategiczne podejście do szukania oszczędności zmienia funkcjonowanie działów lub zespołów, a pracownicy postrzegają ten sposób jako mniej inwazyjny. Choć wcale nie jest on mniej skuteczny.

Proces poszukiwania oszczędności IT polega na znalezieniu i wdrożeniu w dziale/zespole odpowiedzi na cztery ważne pytania.

Z czego właściwie korzystamy?

Gdy projekt wdrożeniowy się kończy, zakupione dobra pozostają w firmie, tyle że często nie są wykorzystywane z taką intensywnością i w tak szerokim zakresie jak to było planowane. Dobrą analogią są tu aplikacje na naszych smartfonach i tabletach: ile masz ich zainstalowanych w ogóle, a z ilu z nich korzystasz i jak często? W firmach bywa tak samo, tyle że na większą skalę i ze znacznie większymi kosztami użytkowania. Realizacja projektu Software Asset Management (co brzmi bardziej profesjonalnie niż „remanent IT” i mniej złowieszczo niż „audyt IT”) pozwoli zebrać wszystkie zasoby posiadane przez dział/zespół. Po stworzeniu listy dla całej firmy będzie można zobaczyć, jak wiele sprzętu i oprogramowania jest w użyciu. To punkt wyjścia dla oszczędności.

Jaki jest wskaźnik korzystania, czyli czy jest to właściwie potrzebne?

Można przyjąć, że dobrym wskaźnikiem wykorzystania jest 50% i więcej. Poziom 30-50% można przetłumaczyć jako „chyba warto to skonsolidować”, a poziom poniżej 30% należy interpretować jako sugestię do szybkiej likwidacji ze spisu posiadania.

Wyjątkami tu są: infrastruktura specjalnie zaprojektowana do obsługi chwilowych skoków ruchu sieciowego, systemy typu legacy (utrzymywane z powodu spójności z pewnymi projektami, bazami danych lub klientami, których z różnych powodów nie da się przekonwertować na nowsze rozwiązania) oraz świeżo pozyskane rozwiązania, które jeszcze nie zostały w pełni wdrożone lub pracownicy dopiero uczą się z nich korzystać.

Jaka jest alternatywa dla mało wykorzystywanej infrastruktury?

W przypadku ERP w grę może wchodzić mniejsze rozwiązanie (np. pojedyncze moduły) lub oprogramowanie open source, dostosowane do specyfiki firmy. Dla komputerów biurkowych alternatywą jest wirtualizacja desktopów i praca zdalna. W przypadku pamięci masowych — storage w chmurze. A zamiennym rozwiązaniem dla własnej serwerowni może być kolokacja lub dostęp w chmurze.

Każda z tych możliwości niesie bezpośrednie oszczędności finansowe. Kryterium wyboru jest, oczywiście, sens biznesowy. Pogoń za liczbami w imię uzyskania ich za wszelką cenę może skończyć się źle, jeśli na skutek cięć ucierpi jakość produkcji, szerokość promocji, standard obsługi.

Jeśli specjaliści wewnętrzni nie mają pomysłów na oszczędności, warto udać się do firmy wdrożeniowo-konsultingowej i zamówić zamknięty warsztat na temat najnowszych rozwiązań. Po nim zewnętrzni konsultanci przygotują raport, na podstawie którego można zlecić dalsze analizy lub podjąć przemyślaną decyzję.

Czy na rynku jest tańszy (lub bardziej wartościowy) dostawca?

Na rynku utrzymuje się wielu dostawców i naprawdę warto przejrzeć ich oferty. W ten sposób można znaleźć rozwiązanie na podobnym poziomie funkcjonalnym, ale tańsze…

… lub bardziej wartościowe. Oszczędności mają to do siebie, że nie zawsze chodzi o bezpośrednio niższą cenę. Nabywane produkty i usługi mogą być jednostkowo droższe od tych już posiadanych, natomiast całkowity koszt ich zakupu i użytkowania w pewnym okresie jest niższy. W klasycznym przykładzie nieinformatycznym — zakup droższej uszczelki obniża koszty awarii w ciągu roku. W klasycznym przykładzie IT — zakup rozwiązania CRM oznacza zapobieganie utracie klientów lub transakcji na rzecz konkurencji.

Po przejściu całego procesu znajdowania oszczędności firma nie tylko dokładnie wie, jak rozkładają się koszty IT, ale też ma konkretne zalecenia i możliwości ich obniżenia. Bez wyrywania sobie budżetów, przy współpracy wszystkich pracowników. To dodatkowy argument, dlaczego warto w ten właśnie sposób szukać oszczędności.

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

Serdecznie zapraszamy na naszą stronę, gdzie możecie Państwo zapoznać się z fachowymi poradami w zakresie oszczędzania, a także finansów. Pozdrawiam, Bartłomiej z Confrontera, http://confronter.pl

dodany przez Bartłomiej z Confrontera, 09-12-2015 11:21:24