PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Automatyzacja procesów sposobem na zwiększenie efektywności ERP

ERP

W życiu regularne osiąganie bardzo dobrych wyników to zasługa wymagających treningów. W oprogramowaniu biznesowym, w tym w ERP, możemy iść na skróty dzięki automatyzacji.

Czym jest automatyzacja?

Automatyzacja oznacza stworzenie wewnątrz oprogramowania biznesowego takich funkcjonalności, które, bez potrzeby ingerencji człowieka, wykonują określone działania w odpowiedzi na określone sytuacje. Czynnikiem inicjującym automatyczny proces może być zdarzenie (np. złożenie wniosku w module HR), określony poziom zasobu lub innego wskaźnika (np. poziom zaopatrzenia w surowiec w ERP), data (np. 20-tego każdego miesiąca zostają przygotowane przelewy umów dodatkowych dla pracowników) itp. Kluczową korzyścią tego rozwiązania jest odciążenie pracowników i menedżerów od wykonywania rutynowych działań w rutynowych sytuacjach, bez żadnej straty na jakości. Co więcej, czasem efektem zastosowania automatyzacji jest nawet zwiększenie jakości, gdyż ręczne i rutynowe czynności często skutkują błędami i przeoczeniami.

Makro biznesowe na skalę ogólnosystemową

Automatyzacja przypomina nieco makra w software’rze biurowym lub specjalistycznym: wiesz, jak zrobić to, co chcesz, ale na tyle dobrze znasz już funkcje oprogramowania, że idziesz na skróty.

Stworzenie makr jest właściwie pewną odmianą automatyzacji. W zależności od tego, czy dany zestaw komend wykonuje tylko jeden pracownik czy wiele osób, makra mogą występować lokalnie na jednym stanowisku/profilu, przekrojowo dla wszystkich pracowników pełniących określoną rolę w systemie ERP, CRM, BPM, SFA. Stworzenie makra wymaga doskonałej znajomości komend (i ich rezultatów) oraz wiedzy dotyczącej postępowania w danej sytuacji. Pracownik nabywa tę wiedzę z czasem — z każdym powtórzeniem zestawu komend, z każdą pozytywnie zakończoną iteracją procesu, z każdym popełnionym i naprawionym błędem.

Podobnie jest z procesem automatyzowanym w oprogramowaniu biznesowym, na przykład w ERP. Makro na poziomie całego systemu może korzystać z wielu danych i z różnego oprogramowania. Może tam uruchamiać procesy i funkcje, generować zapytania, oferty, raporty.

Jak automatyzować procesy?

Automatyzacja procesu w systemie (np. ERP) jest bardziej skomplikowana niż automatyzacja ciągu komend w pojedynczym programie. Tam wystarczy znajomość komend. W procesie trzeba znać dokładnie jego etapy, poszczególne wymagania, wartości wskaźników, wytyczne i regulaminy. Zanim proces będzie zautomatyzowany musi zostać bardzo dokładnie opisany. Żaden menedżer nie pozwoli, żeby automatyczny skrypt bez kontroli „buszował” po danych.

Pierwszy krok w kierunku automatyzacji to „wyłapanie” powtarzalnego procesu, przebiegającego zgodnie z zapotrzebowaniem biznesowym. Wszyscy skupiają się na uzyskaniu pożądanych rezultatów. Prawie nikt nie dokumentuje kroków, a jeśli nawet to robi, to wyłącznie we własnym, osobistym zakresie.

Drugi krok to wstępne definiowanie procesu (np. w ERP) i opisanie go pod kątem celów oraz ogólnego przebiegu. Powstaje pierwsza dokumentacja, którą pracownicy wymieniają się między sobą nieformalnie.

W kolejnym etapie następuje sformalizowanie procesu poprzez stworzenie oficjalnej dokumentacji (np. w rozwiązaniu do zarządzania wiedzą), ustalenie poziomów jakości i punktów kontrolnych, ustanowienie rutynowej ścieżki tzw. Best Practice, realizowanej w standardowych warunkach, i wreszcie zakodowanie procesu w systemie jako automatycznego skryptu. W tym momencie część pracowników może zostać zwolniona z ręcznego wykonywania procesu, zaś pozostali mają za zadanie zarządzać pojawiającymi się od czasu do czasu odchyleniami. Ten etap oznacza zakończenie pierwszej fazy automatyzacji procesu. Wiele firm poprzestaje na nim.

Jednak niektóre firmy idą dalej i zaczynają monitorować odchylenia. Następnie wbudowują w już zautomatyzowany proces dodatkową warstwę kontrolną, która zarządza odchyleniami zgodnie z zebraną na ten temat dokumentacją. Dzięki temu kolejni pracownicy przestają zarządzać procesem i mogą przenieść swoją uwagę na inne procesy lub działania. Ten poziom automatyzacji wymaga ogromnej wiedzy i doświadczenia, ale przynosi mnóstwo korzyści. Jest to jedna z sytuacji, gdy warto sięgnąć po wsparcie ze strony doświadczonej firmy wdrożeniowo-konsultingowej, certyfikowanej przez dostawcę.

Automatyzacja procesów w systemie ERP (i każdym innym oprogramowaniu biznesowym) to absolutnie wyższa szkoła jazdy. Poziom skomplikowania tego projektu jest wysoki, podobnie jak wymagana znajomość oprogramowania i procesów firmowych. Ale jeśli chcesz „wycisnąć” więcej wartości z posiadanego oprogramowania, jest to jeden z najlepszych sposobów, by to osiągnąć.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.

Tag: ERP