PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Jak zmniejszyć koszty IT bez faktycznego przechodzenia w cloud?

chmura

Wiele firm po prostu nie chce przenieść swoich zasobów IT do środowiska cloud. A przecież każda firma może przygotować się do takiego przejścia. Pozwoli to zoptymalizować procesy i infrastrukturę, a także znaleźć oszczędności.

Dla wielu menedżerów spoza IT migracja do środowiska cloud wydaje się tak banalna jak skopiowanie katalogu z plikami z jednego dysku na drugi. A to nie do końca tak jest. W przypadku systemów ERP kodowanie procesów firmowych w oprogramowaniu znajdującym się na zewnętrznych serwerach trwa znacznie dłużej i jest bardziej skomplikowane niż zwykłe kopiowanie. Potem jeszcze należy się upewnić, że nowy ERP współgra z bazami danych, ciągle zlokalizowanymi na firmowej infrastrukturze informatycznej: że wirtualne serwery ERP współpracują z pamięciami masowymi i firmową siecią. Następnie trzeba sprawdzić, czy nowy ERP pobiera dane z innych systemów przedsiębiorstwa (np. z produkcji), a wreszcie upewnić się, że współpraca z systemem w modelu cloud przebiega szybko i wydajnie. Cóż bowiem z oszczędności kilku złotych, jeśli praca całej firmy zwalnia tak, że przestaje być konkurencyjna dla klientów i dostawców?

Zanim firma przeprowadzi powyższe działania powinna dobrze przygotować procesy biznesowe i zasoby IT do przejścia w chmurę. Audyt, optymalizacja i standaryzacja pozwoli odnaleźć mało wydajne procesy i nieużywane zasoby. Ich poprawa lub eliminacja przyniesie upragnione oszczędności. A przecież firma wciąż będzie działać na dotychczasowej infrastrukturze!

Audyt

Celem audytu chmurowego jest przygotowanie widoku na połączenia biznesowe działu IT z innymi działami firmy. W pierwszym etapie takiego audytu (nazwijmy go etapem strukturalnym) chodzi o przedstawienie przepływu zasobów (danych biznesowych, finansów, informacji organizacyjnych) i połączenie ich z procesami zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży, obsługi klienta, controllingu. W drugim etapie (zasobowym) należy stworzyć listę zasobów IT (sprzętu i oprogramowania), które posiada firma. Dobrze jest, jeśli oba etapy przebiegają równolegle, ponieważ przy okazji rozmów na temat wykorzystywanego IT okazuje się, jakie zasoby sprzętowo-programowe oraz w jakim zakresie są użytkowane.

Oba etapy można nabyć jako usługi (Business Process Management oraz Software Asset Management) w specjalistycznych firmach konsultingowych, jak również u większości dostawców infrastruktury w modelu cloud poprzez firmy współpracujące z nimi (cloud resellerów). Trzeba tylko zaznaczyć podczas rozmów, że chodzi o jednorazowe działanie i że cloud nie będzie środowiskiem wdrażanym po zakończeniu tego projektu.

Optymalizacja

W wyniku audytu z pewnością okaże się, że w części procesów, w których jest wykorzystywane IT, w zasadzie z powodzeniem może ono być użytkowane w węższym zakresie. Audyt na pewno też pokaże, że są procesy niekorzystające z IT, mimo iż powinny to robić. W tej sytuacji uproszczenie procesów — często poza działem IT — pozwoli zmniejszyć zapotrzebowanie na zasoby, a więc też i na koszty ponoszone na ich zakup, utrzymanie, aktualizacje, rozwój.

Podobnie w przypadku zasobów IT: po audycie będzie widać, które serwery pracują na 100% swoich możliwości, a które tylko na standardowe 35%.

Optymalizacja w rzeczywistości oznacza trudne rozmowy z dyrektorami działów i liderami zespołów na temat zmian w ich sposobie pracy i stanie posiadania zasobów informatycznych. Rozmowy dotyczące rezygnacji z pewnych rozwiązań, zmiany sprzętu lub oprogramowania na mniejsze i tańsze w użytkowaniu czy zmiany sposobu pracy — często przebiegają gwałtownie. Są jednak konieczne, jeśli firma chce wdrożyć skuteczny program oszczędnościowy.

Standaryzacja

Ujednolicenie użytkowanych w firmie zasobów IT przynosi wymierne oszczędności. Wszyscy korzystają z tego samego modelu tabletu lub smartfonu, kupionego u jednego dostawcy, który w ramach jednej umowy i stałej stawki zapewnia wsparcie i serwis. Wszystkie zespoły, działy i oddziały firmy pracują na tym samym oprogramowaniu, co eliminuje błędy i straty wydajności, powstające w sposób naturalny na styku różnych rozwiązań. Bieżące zarządzanie staje się mniej skomplikowane, dzięki czemu można je w dużej mierze zautomatyzować, dzięki czemu dział IT uwalnia czas i zasoby na inne działania.

Po podliczeniu wszystkich korzyści uzyskanych w wyniku audytu, optymalizacji i standaryzacji zapewne okaże się, że firma działa sprawniej i osiąga lepsze efekty biznesowe. W tym momencie, z procesowego punktu widzenia przeniesienie części procesów i zasobów w środowisko typu cloud jest logiczną kontynuacją zrealizowanych działań. Nie jest to jednak absolutnie konieczne. Najważniejsze bowiem jest to, że firma osiągnęła założony cel: uproszczenie sposobu działania i konkretne oszczędności.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.