PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Jak uratować niezbyt udane wdrożenie oprogramowania biznesowego?

wdrożenie

Nareszcie! Wdrożenie zakończone! System przetestowany i odebrany. Ale użytkownicy nie korzystają z niego zbyt często. Czy to wynik źle dobranego systemu, a może niewłaściwe zrealizowanego wdrożenia? Często to po prostu skutek niewystarczającego szkolenia i przygotowania pracowników na nowość. Jak zatem przekonać ich do nowego rozwiązania i tym samym uratować projekt?

Niechęć do nowego systemu może pojawić się w sytuacji, gdy przyjęte zostanie założenie, że skoro pracownicy licznie i aktywnie wzięli udział w szkoleniach z obsługi nowego narzędzia, to z równym zapałem zalogują się do niego od razu po zakończeniu wdrożenia. W efekcie tego pierwszego dnia zamiast fanfar jest cisza. Czas płynie, a statystyki nieubłaganie pokazują niewielki ruch. Kończą się wymówki dlaczego wskaźniki korzystania stoją w miejscu, skoro wdrożenie zostało zaraportowane jako sukces. 

W tym momencie warto sięgnąć po opisane poniżej narzędzia. Wdrożenie już jednego z nich powinno wystarczyć, by choćby kilku pracowników przekonało się do systemu i dało pozytywny przykład pozostałym.

Portfel case'ów od dostawcy

Najprostszym rozwiązaniem jest uzyskać od dostawcy systemu kilka case’ów przykładowych projektów, które można przeprowadzić dzięki nowemu oprogramowaniu. Wówczas na pewno znajdą się tacy pracownicy, którzy przejrzą przykłady i powoli zaczną je wykorzystywać w codziennych czynnościach. Takie case’y to wiedza, którą można udostępnić pracownikom, wskazując, co ciekawego mogą zrobić w nowym środowisku swojej pracy.

Przestrzeń do dyskusji: narzędzie Knowledge Management

KM to narzędzia obejmujące specjalne bazy danych, w których można przechowywać dowolne informacje, łączyć je wzajemnymi relacjami, uzupełniać i komentować. Dzięki relacjom wewnętrznym możliwe jest nie tylko przeszukiwanie bazy, ale też kreatywna eksploracja.

Udostępnienie pracownikom przestrzeni do dyskusji aktywuje kreatywność i chęć udziału w życiu firmy. Wzajemne wspieranie, odkrywanie zawiłości systemu, a także korzystanie ze zdobytej przez innych wiedzy przyspiesza adopcję nowego systemu informatycznego.

Prestiżowy zespół pionierski

Efekt, jaki daje wdrożenie bazy wiedzy, można wzmocnić dzięki powołaniu zespołu, który będzie dla innych przykładem tego, jak wykorzystać główny system informatyczny, by realizować cele firmy (przykład: liderem korzystania z Business Intelligence najczęściej bywa dział finansów).

Możliwe jest, aby taki zespół funkcjonował nieformalnie, a jego członkowie byli zaangażowani w normalną pracę swoich działów. Wtedy nie ma potrzeby tworzenia osobnej komórki. Jeśli jednak nastroje są niezbyt przyjazne, wtedy warto przenieść zespół poza normalne środowisko pracy. Przynajmniej do czasu uzyskania solidnych efektów, które przekonają pozostałych pracowników do zmiany nastawienia. To wtedy tak naprawdę kończy się wdrożenie. 

Grywalizacja o dodatkowy budżet

W zastosowaniu tego narzędzia chodzi o włączenie nowego systemu w merytoryczną rywalizację między zespołami. Kto najlepiej wykorzysta system w ciągu najbliższego kwartału, ten zdobędzie dla swojego działu dodatkowy budżet szkoleniowy, na wyposażenie komputerowe itp. Przedział czasowy grywalizacji musi być krótki, ponieważ rywalizacja oznacza brak przepływu wiedzy i dobrych praktyk między zespołami. Im dłużej zespoły ze sobą walczą, tym mniej rozwija się firma jako całość pod kątem kompetencji wewnętrznych.

Można również połączyć grywalizację z zespołem pionierskim. Wówczas zespół pionierski uzupełnia bazę wiedzy, dając tym samym merytoryczną podstawę do działania zespołom biorącym udział w zmaganiach o dodatkowy budżet. Po powrocie do zespołów macierzystych ci pracownicy stają się liderami lub ekspertami w korzystaniu z nowego systemu informatycznego. Dzielą się wiedzą nabytą w trakcie prac zespołu pionierskiego i nadzorują proces tworzenia nowej wiedzy o wdrożonym rozwiązaniu. Po rozstrzygnięciu konkursu i ogłoszeniu wyników zespół pionierski dokonuje syntezy wszystkich baz cząstkowych w jedną bazę ogólnofirmową — od tej pory rozwijaną przez wszystkich, niezależnie od przynależności funkcjonalnej.

Niezbyt udane wdrożenie można uratować, planując i prowadząc odpowiednie działania komunikacyjne i edukacyjne podczas realizacji projektu, a nawet już po uruchomieniu systemu. Aby takie działanie zakończyło się sukcesem, lider odpowiadający za wdrożenie musi wykazać się błyskotliwością i uruchomić dodatkowe inicjatywy motywujące do korzystania z nowego oprogramowania biznesowego.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.