PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Elektroniczny obieg faktury zakupowej w czterech krokach

obieg fv zakupowej

Zakładając, że w firmie funkcjonuje controlling zaopatrzenia lub chociaż budżetowanie zakupów, obieg faktury zakupowej to czynność niemal w pełni automatyczna. Nie potrzeba tu skomplikowanego procesu. Wystarczą cztery kroki i system elektronicznego obiegu dokumentów.

Krok 1: Wprowadzenie do obiegu

Obieg faktury zakupowej rozpoczyna się sekretariacie lub kancelarii firmy, w momencie wprowadzenia faktury do firmowej ewidencji. Jeśli faktura jest w formie papierowej, musi zostać zeskanowana do formy elektronicznej. Następnie należy dołączyć do niej podstawowe informacje (m.in. datę przyjęcia) i wskazać osobę (zwykle to osoba zamawiająca dany produkt/usługę), która dokona opisu faktury pod kątem biznesowym.

Krok 2: Opis wydatku

W drugim kroku osoba wskazana wcześniej do opisania dokumentu otrzymuje powiadomienie (email, alert systemowy czy wiadomość w komunikatorze — w zależności od tego, który kanał kontaktu został ustawiony na tego typu zdarzenia) o tym, że w systemie czeka dokument. Zadaniem tej osoby jest dołączenie do faktury opisu wydatku (cel/przeznaczenie, stopień realizacji dostawy towaru lub wykonania usługi), a także potwierdzenie prawidłowości zapisów na fakturze (np. czy kwota zgadza się z umową). Wszystkie te informacje są dodawane do opisu faktury w systemie informatycznym.

Obieg faktury w tym kroku kończy się zatwierdzeniem dokumentu i przekazaniem go do następnego etapu. Jeśli osoba opisująca nie posiada uprawnień do ostatecznego zatwierdzenia dokumentu, wskazuje kolejną odpowiednią osobę do uzupełnienia opisu. Jeśli dokument posiada braki lub błędy, zostaje odrzucony i wraca z odpowiednim komentarzem do osoby rejestrującej.

Krok 3: Akceptacja i przypisanie kosztu

Następnie dokument trafia do osoby akceptującej zakup (zgodnie ze strukturą zależności odzwierciedloną w systemie oraz w zależności od ustaleń wewnątrzfirmowych i kwoty widniejącej na fakturze). Akceptacja dokumentu następuje w sposób zdalny, co ma szczególne znaczenie w przypadku dużych, wielooddziałowych przedsiębiorstw i grup kapitałowych, gdzie liczy się sprawność przetworzenia faktury, szybkie poznanie kosztu organizacji i uruchomienie płatności.

W tym kroku następuje akceptacja dokumentu w systemie. Jeśli obieg faktury zakupowej jest zintegrowany z rozwiązaniem dla controllingu, osoba akceptująca powinna przypisać koszt z faktury do odpowiedniej pozycji budżetu firmy, o ile wcześniej nie uczyniła tego osoba opisująca dokument. W ten sposób zakup trafia do swojego „finansowego odbiorcy”, obciążając jego budżet operacyjny.

Krok 4: Dekretacja

Obieg faktury kończy się na dekretacji dokumentu. Księgowość weryfikuje fakturę pod kątem formalnym i podatkowym, po czym dokonuje automatycznej dekretacji. W przypadku niejasności lub braków dokument wraca do osoby akceptującej, która albo sama wyjaśnia sytuację, albo cofa fakturę na poprzedni etap, do osoby opisującej, z prośbą o ustosunkowanie się do komentarza.

Oszczędności dzięki e-procesowi

Cały proces wydaje się dość oczywisty, ale w praktyce — i bez stosowania kompleksowych rozwiązań informatycznych — istnieje duże ryzyko pomyłek przy księgowaniu faktur, co skutkuje dodatkowym wysiłkiem organizacyjny przy śledzeniu błędów, a czasem oznacza także koszty wynikające z kar.

Elektroniczny obieg faktury zakupowej przynosi zatem następujące korzyści:

* pozwala monitorować status wystawionych faktur i zarządzać przepływem pieniędzy poprzez przyspieszanie lub opóźnianie (w dopuszczalnych granicach) akceptacji, przez co pieniądze dłużej pozostają na koncie firmy;

* przyczynia się do obniżenia kosztów administracyjnych, związanych z wyjaśnieniami i poszukiwaniem zagubionych dokumentów wewnątrz firmy (pracownicy rozliczający się z dokumentów nie muszą tracić czasu na osobiste rozliczanie, a odzyskany czas mogą poświęcić na działania na rzecz klientów);

* pozwala na elastyczne przydzielanie pracy w rozproszonych zespołach;

* umożliwia obniżenie kosztów odsetek od zobowiązań i odsetek za zaległości w płatnościach poprzez uporządkowanie i przyspieszenie cyklu akceptacji dokumentów zakupowych;

* pozwala obniżyć koszty podatkowe (brak opóźnień w rejestracji księgowej dokumentów VAT, przez co firma zachowuje terminowe prawo do odliczenia VAT).

Zmiana kultury pracy wynikająca z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów przekłada się na usprawnienie pracy, zwiększenie przejrzystości procesu akceptacji oraz na redukcję błędów i braków w dekretacji dokumentów. To istotne korzyści od strony zarówno organizacyjnej, jak i finansowej.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.