PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Budżetowanie zakupów pierwszym krokiem do controllingu zaopatrzenia

budżetowanie zakupów

Controlling zaopatrzenia jest mniej popularny niż controlling produkcji czy sprzedaży. A szkoda, bo oszczędności na zakupach potrafią być znaczne i dość szybkie do osiągnięcia, nawet bez skomplikowanych analiz. Pierwszym krokiem w kierunku uzyskania korzyści w tym obszarze powinno być wprowadzenie wymogu realizacji zakupów zgodnie z założonymi planami, czyli budżetowanie zakupów.

Przed rozpoczęciem danego okresu rozrachunkowego szefowie komórek organizacyjnych tworzą plany pozyskania surowców, prefabrykatów, towarów i usług dodatkowych, asortymentu na odsprzedaż (w przypadku firm handlowych, hurtowni i dystrybutorów). Plany te powstają na podstawie:

*  danych historycznych z obszaru zakupów (tj. planów z poprzedniego okresu rozrachunkowego) i sprzedaży,

*  strategicznych celów przeniesionych kaskadowo na komórki organizacyjne (najczęściej chodzi o sprzedaż i zaplanowaną produkcję, tzn. należy zamówić u dostawców określoną ilość towarów i usług, która będzie potrzebna do wytworzenia określonej partii towaru lub usług na sprzedaż),

*  wewnętrznych celów komórek organizacyjnych, wpływających na budżetowanie zakupów,

*  zmian rynkowych m.in. na skutek wymiany technologii (mniejsza ilość zasobów lub inny ich rodzaj, możliwość skorzystania z zamienników.

Gromadzenie tych budżetów cząstkowych na poziomie działu zaopatrzenia pozwala skumulować dane na temat co, kiedy i za ile kupuje dany dział. Informacje te należy uporządkować w spójne grupy. Może się wtedy okazać, że kilka działów kupuje w firmie A, ale robią to na oddzielnych rachunkach i nie uzyskują rabatu. Albo że w firmie B są robione zakupy cztery razy w roku, a może taniej byłoby kupić tylko dwa razy? A może, skoro firma kupuje ten sam produkt od firm C i D, warto przenieść zamówienie tylko do jednej z nich? Podobnych pytań będzie mnóstwo. Pojedyncza, nawet niewielka oszczędność zebrana w skali całego przedsiębiorstwa, może urosnąć do całkiem znaczącej kwoty. I to właśnie ona jest efektem, który wnosi do firmy budżetowanie zakupów.

Warto zauważyć, że budżetowanie zakupów można prowadzić nie tylko na poziomie pojedynczej firmy, ale również w firmach wielooddziałowych oraz grupach kapitałowych. W zależności od przyjętej strategii można centralizować zakupy albo na poziomie firm (które optymalizują zakupy wewnątrz), albo na poziomie całej grupy. Wtedy do specjalisty od finansów w centrali spływają cząstkowe budżety zakupowe ze wszystkich działów wszystkich firm i dopiero tam następuje scalenie, porządkowanie, poszukiwanie oszczędności.

Ale budżetowanie zakupów to nie tylko kwestia ceny nabywania, ale też koszt przebiegu procesu zakupowego. Na każdym etapie procesu zakupowego można zaoszczędzić nieco czasu, wysiłku i pieniędzy. Czasem jest to prosta kwestia zaufania: czy ufam dostawcy na tyle, żeby kupić od niego większą partię? Czasem jest to kwestia usunięcia zbędnych elementów, które kiedyś były przydatne, ale obecnie generują tylko koszty, a nie przynoszą wartości. Czy faktycznie potrzebujemy tworzyć ulotkę o firmie, dołączaną do specyfikacji ofertowej? Większość firm lubi ścinać ceny dostawcom, ale — paradoksalnie — ich własne wewnętrzne procesy zakupowe generują olbrzymie i niepotrzebne koszty. W tym aspekcie budżetowanie zakupów można potraktować jako ćwiczenie re-inżynieringu lub pole do rozwoju innowacji procesowych.

W jakich okresach warto przeprowadzać budżetowanie zakupów? Podział kwartalny uwzględnia sezonowy dostęp (lub jego brak) do niektórych zasobów, towarów i usług, co wpływa na ilość i ceny tych zasobów. Niektóre zasoby można kupić wcześniej, w okresie dużej podaży i niższych cen. Trzeba oczywiście wyliczyć, czy koszt składowania i utraty jakości nie zniweluje planowanych oszczędności. Z kolei podział miesięczny lepiej oddaje dynamiczną zmienność produkcji, zwłaszcza w przypadku firm działających na rynku konsumenckim lub dla masowych podmiotów handlowych.

W przypadku, gdy towar ma charakter masowy, a jego cena na giełdach sprzedaży waha się w cyklu tygodniowym (np. pasze zwierzęce), może okazać się rozsądne analizowanie zakupów w odcinkach tygodniowych. Osobną kwestią pozostaje opłacalność prowadzenia takiej analizy — zasoby techniczne i ludzkie kosztują.

Budżetowanie zakupów powinno przyczyniać się do optymalizacji wydatków. Przesuwanie zakupów na okresy niższych cen, gromadzenie kilku mniejszych zamówień w jedno większe w celu uzyskania rabatu, symulowanie wynajęcia dodatkowej powierzchni magazynowej na składowanie nadwyżek zakupionych po niższej cenie — to wybrane działania, które mogą okazać się korzystne po dokonaniu analizy cząstkowych budżetów zakupowych.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.