PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

E-sekretariat, czyli biuro dobrze zorganizowane

e-sekretariat

Sekretariat to ważne miejsce styku firmy z jej otoczeniem. To właśnie tu trafiają dokumenty od dostawców, klientów, partnerów czy instytucji. Głównym zadaniem sekretariatu jest zarządzanie strumieniem informacji dochodzących do firmy: kierowanie ich do właściwych osób i wstępne opisywanie, by osoby te mogły szybciej udzielić odpowiedzi lub wykorzystać dokumenty w swojej pracy. Aby znacząco usprawnić te działania warto zamienić tradycyjny sekretariat na e-sekretariat.

Jeszcze kilkanaście lat temu strumień dokumentów trafiających do firmy nie był zbyt skomplikowany. Listonosz przynosił pocztę raz lub dwa razy dziennie, kilkanaście listów trafiało do rejestru korespondencji, a następnie do przegródki zgodnej z nazwiskiem adresata. Firma posiadała jeden zewnętrzny numer telefonu, pod który dzwonili klienci obecni i potencjalni, a pracownik sekretariatu kierował połączenie do odpowiedniej osoby.

Obecnie sekretariat przypomina dział produkcji. Przychodzą tu listonosze będący przedstawicielami kilku różnych dostawców usług pocztowych, kilka razy dziennie pojawiają się kurierzy z przesyłkami. Telefon dzwoni praktycznie cały czas — często wskazuje połączenie bezpośrednie z numerem wewnętrznym, a często jest przełączany od razu do obsługującego firmę call center. Do tego dochodzi poczta elektroniczna i inne kanały kontaktu jak live chat, wirtualny asystent czy komunikator firmowy. A trzeba jeszcze pamiętać, że im większe przedsiębiorstwo, tym więcej pracowników potrzebuje przecież coś wysłać lub znaleźć w dokumentacji znajdującej się poza jego działem, co powinno zostać zarejestrowane w sekretariacie.

Doskonałym remedium na wielość działań realizowanych przez sekretariat oraz potrzebę ich ciągłego usprawniania stał się e-sekretariat. Taka platforma elektroniczna przyczynia się do skrócenia czasu dotarcia do potrzebnej osoby lub dokumentu. A taka oszczędność czasu często przekłada się na niższe koszty realnego funkcjonowania firmy.

E-sekretariat zwykle działa jako bieżąca obsługa dokumentacji oraz archiwum dokumentów wszystkich działów: produkcji, marketingu, finansów, HR, obsługi klienta. System współpracuje z oprogramowaniem klasy CRM, ERP, serwisami produkcyjnymi, call center, systemami Knowledge Management. E-sekretariat może realizować również funkcje centrum zakupów firmowych w zakresie zakupów typowo biurowych (długopisy, segregatory, papier, tusze i tonery do drukarek).

E-sekretariat jako rozwiązanie elektroniczne wpisuje się w trendy mobilności, chmury i zdalnego dostępu. Osoby pracujące zdalnie mogą składać do e-sekretariatu różne dokumenty pracownicze, wysyłać faktury, oferty, materiały informacyjne. Kierownicy mogą te wnioski zdalnie rozpatrywać, działy funkcjonalne mogą na ich podstawie alokować odpowiednie zasoby. Wszystko przebiega drogą cyfrową — dane przechodzą z jednej bazy do drugiej, niejasności są rozwiązywane w trakcie rozmowy telefonicznej, mailowo lub przez firmowy komunikator. Poprawnie zaprojektowany i właściwie wdrożony e-sekretariat ułatwia komunikację w firmie na wszystkich szczeblach, wzmacnia kulturę zaufania i współpracy, umożliwia pracownikom samodzielną organizację swojej pracy oraz interakcję z firmową dokumentacją. Ponadto zapewnia przejrzystość procesów organizacyjnych i szybką pętlę zwrotną informowania o błędach, przestojach i innych uchybieniach, które można szybko rozwiązać.

E-sekretariat może podlegać controllingowi. Czasem jest to warunek oczywisty, związany np. z wprowadzeniem controllingu zakupów czy controllingiem operacyjnym, w ramach którego kierownik biura przygotowuje i realizuje budżet operacyjny sekretariatu. Czasem zaś jest to po prostu jedyne rozwiązanie, dzięki któremu firma jest w stanie ogarnąć całość realizowanych tu procesów komunikacyjnych — posegregować informacje i dokumenty, a następnie skierować je do odpowiednich miejsc w firmie, aby na tej podstawie podjąć trafne decyzje biznesowe.

Wielość przetwarzanych przez firmę informacji i obsługiwanych dokumentów sprawia, że właściwe zarządzanie sekretariatem jest jednym z głównych czynników zapewniających w firmie dobrą atmosferę i składających się na jej wizerunek w oczach klientów. System informatyczny wzmocni tu łatwość kontaktu, ale nie zapewni kompetencji w przyjęciu i załatwieniu sprawy, jak również nie wygeneruje sympatii i szacunku w udzielaniu informacji. Te cechy e-sekretariat musi wypracować w sposób tradycyjny: odpowiednią rekrutacją, ciągłym szkoleniem, rozwijaniem i polepszaniem realizowanych działań.

Wydajne i proste w obsłudze rozwiązanie IT wspomaga pracowników sekretariatu w ich pracy, pozwalając im na pokazanie firmy jako miejsca, w którym warto być, oraz instytucji, z którą warto robić interesy.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.