PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Upgrade oprogramowania — kiedy, jak i czy w ogóle warto go robić?

upgrade

Pod pojęciem upgrade’u kryje się skomplikowany proces takiego zarządzania użytkowanym oprogramowaniem, aby było ono na bieżąco dostosowywane do zmieniającego się prawa i potrzeb firmy. Aktualizowanie systemu może mieć istotne znaczenie w kontekście szybkości pracy, dostępności konkretnych opcji i narzędzi, zgodności z maszynami czy systemami zewnętrznymi.

Aktualizacja oprogramowania oznacza koszty — związane z zakupem nowych licencji, migracją danych, wdrożeniem i szkoleniem użytkowników. Producenci systemów IT często oferują upgrade’y w ramach umowy serwisowej (robi tak m.in. Macrologic). Koszt wdrożenia jest wtedy rozłożony w czasie (12 lub 24 miesiące), więc klient nie płaci całej kwoty jednorazowo. Jest to wygodny sposób finansowania projektu, o który warto zapytać przy wyborze oprogramowania i firmy wdrażającej.

Kiedy przeprowadzić upgrade?

Przede wszystkim wtedy, gdy utrzymanie starej wersji w określonym przedziale czasu kosztuje więcej niż nabycie (instalacja, migracja, szkolenie) nowej wersji. Jednak ta prosta arytmetyka czasem jest trudna do przeprowadzenia w praktyce — firma może nie liczyć kosztów użytkowania obecnej wersji, nawet więc jeśli dostawca przedstawi wyliczenia nowych kosztów, to nie ma ich z czym porównać.

O upgradzie warto pomyśleć także wówczas, gdy użytkownicy skarżą się na zbytnią powolność systemu (np. w wyniku przeładowania danymi) lub brak istotnych funkcjonalności. W tym przypadku zasadny może być krótki audyt potrzeb, bo czasem lepiej (i taniej) zlecić dostawcy IT dopisanie odpowiednich opcji/narzędzi. Większość obecnie produkowanego oprogramowania jest już na tyle elastyczna, że pozwala na takie dopasowanie do potrzeb klientów.

Sygnałem do podjęcia decyzji o aktualizacji systemu może być także fakt, że firma przeczekała już jedną nową wersję, a obecnie dostawca wypuszcza już następną. W taki sposób wiele firm podchodzi np. do systemów operacyjnych w komputerach osobistych. I tak np. wielu użytkowników Windows XP przeczekało Vistę, by przeskoczyć dopiero na Windows 7, a wielu użytkowników Windows 7 pominęło wersję 8 i teraz czeka na 10. A zatem, choć producenci oprogramowania coraz częściej wypuszczają nowe wersje każdego roku, to rzadko która firma aktualizuje użytkowane systemy równie często.

Upgrade warto przeprowadzić również wtedy, gdy producent zamyka wsparcie dla danej wersji. Wiele firm, zwłaszcza lokalnych oraz rodzinnych, świetnie funkcjonuje, korzystając z oprogramowania kupionego np. 10 lat temu. Jednak w sytuacji, gdy większość użytkowników już zmieniła wersję na nowszą, wspieranie niewielkiej grupy użytkowników starej wersji staje się zbyt kosztowne. Wtedy producenci podejmują działania, by zachęcić takich klientów do zmiany (np. poprzez promocję cenową). Warto tu zaufać producentowi, że wie, jakie opcje i narzędzia są potrzebne do prowadzenia skutecznego biznesu w obecnych czasach. Firmy te wydają mnóstwo pieniędzy i zatrudniają wykwalifikowanych inżynierów, by opracowywali nowe rozwiązania. Dla przykładu: Macrologic rocznie przeznacza 4,5 mln zł na rozwój oprogramowania Xpertis i narzędzi bazodanowych MacroBASE.

O co zadbać podczas upgrade’u?

Metodyka przeprowadzania upgrade’u oprogramowania nie różni się zbytnio od metodyki wdrożenia dowolnego innego software’u. Na początku trzeba ustalić koszty i zakres, a zmieniać je tylko w wyjątkowych przypadkach. Warto przeprowadzić dokładny audyt, ponieważ oszczędza to czas i nerwy w dalszych etapach wdrożenia, a także zrobić testy w celu wyeliminowania usterek i niezgodności. Należy też zadbać o odpowiednią komunikację z użytkownikami, z uwagi na pojawiający się w sposób naturalny opór przed zmianą. Wiele projektów wdrożeniowych zakończyło się pełnym sukcesem z technicznego punktu widzenia, natomiast były porażką biznesową, bo po wdrożeniu systemu mało kto go używał.

Przy upgradzie oprogramowania konieczna jest współpraca z doświadczonym dostawcą/firmą wdrożeniową. Instalację bazową, na „czystym” systemie wykona praktycznie każdy informatyk. Upgrade natomiast wymaga znacznie większego doświadczenia. Aktualizacji podlega bowiem tylko jeden lub kilka elementów całego systemu informatycznego, a ta wymiana nie może wpłynąć negatywnie na jego inne elementy: stacje robocze, końcówki użytkowników, bazy danych, hardware sieciowy lub serwerowy.

Upgrade oprogramowania to ważny element zarządzania infrastrukturą IT w firmie. Z biznesowego punktu widzenia powinien być rozważany jako inwestycja. Odpowiednio przeprowadzony wnosi wartość biznesową, ułatwiając pracownikom podejmowanie decyzji i osiąganie założonych celów. Dobrze świadczy też o firmie, która w ten sposób wzmacnia swój wizerunek przedsiębiorstwa nowoczesnego i dbającego o rozwój własnego biznesu. Przedsiębiorstwa, z którym warto współpracować.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.