PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Elektroniczny obieg dokumentów w obsłudze pracownika

obieg dokumentów

Jeśli twoja firma rozlicza rocznie ponad 1 tys. delegacji i 5 tys. dni w delegacjach, ponad 1 tys. noclegów, i ponad 1 mln kilometrów przejechanych autami służbowymi, to elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych przyniesie jej spore oszczędności.

Taniej i szybciej

Gdzie firmy powinny szukać oszczędności? Najlepiej tam, gdzie obsługa dokumentacji związanej z wykonywanymi czynnościami zawodowymi zabiera czas pracownikom, ale nie wnosi wartości do tych czynności. Chodzi o takie elementy procesów biznesowych, które mogłyby być prawidłowo realizowane bez dziesiątek zaświadczeń, oświadczeń, formalnych akceptacji, załączników, opinii, podpisów i pieczątek. Jednym z procesów, w którym można przeprowadzić taką zmianę, jest obieg dokumentów pracowniczych. Tu wdrożenie narzędzi pozwalających na obieg elektroniczny, połączone z rozwojem w firmie kultury zaufania, przynosi istotne korzyści.

Wewnętrzny obieg dokumentów jest realizowany na cyfrowej platformie, dostępnej w sposób zdalny na urządzeniach pracowników (zarówno z siedziby firmy, jak i z dowolnego innego miejsca). Po zalogowaniu do portalu każdy pracownik ma możliwość złożenia podstawowych dokumentów pracowniczych: delegacji, zaliczki czy wniosku urlopowego; może to zrobić w dowolnym momencie, zgodnie z osobistym zapotrzebowaniem. Zwykle w firmach zapotrzebowanie musi zostać złożone ze stosownym wyprzedzeniem, niezbędnym do przejścia wniosku przez drogę zatwierdzenia. Warto wiedzieć, że często można to pominąć.

Obsługa sytuacji niestandardowych

A jak jest realizowany obieg dokumentów w bardziej skomplikowanych przypadkach, gdy np. kwota, termin czy pozycja organizacyjna sprawiają, że dokument musi zostać rozpatrzony w trybie dłuższym, z pełną analizą i oceną?

Po wprowadzeniu do systemu wniosku np. o wyjazd służbowy specjalista z danego działu (w zależności od tego, jakie zasoby zostaną użyte przez pracownika) oraz szef pracownika składającego wniosek otrzymują powiadomienie. W tym momencie księgowość może wprowadzić wniosek do budżetu, a asset manager ocenić, czy zasób (np. samochód), o którego skorzystanie wnioskuje pracownik, będzie dostępny. Kierownik natomiast może zaopiniować, czy zgłaszany wniosek jest zasadny. Co ważne, wszystkie te czynności odbywają się jednocześnie, na podstawie jednego dokumentu, bez ryzyka zagubienia. Pracownik na bieżąco widzi zmiany statusu zgłoszonej przez niego sprawy, a na wszelkie dodatkowe pytania może odpowiedzieć zdalnie, nie naruszając procesu oceny wniosku przez inne działy. Przy tym nie ma znaczenia, że pracownik znajduje się w oddziale szczecińskim, kierownik — w bydgoskim, a księgowość urzęduje w Katowicach.

W prostszych sytuacjach — które występują w firmach znacznie częściej niż te skomplikowane — wystarczy wprowadzić wniosek, a następnie uzyskać jeden akcept ze strony menedżera zasobów. Reszta dzieje się, w pewnym sensie, automatycznie, zgodnie z ustalonymi w firmie procedurami.

Elektroniczny obieg dokumentów upraszcza proces obsługi także w przypadku wniosków o zaliczki. Pracownik może wypełnić wniosek zdalnie, dodając zeskanowany lub sfotografowany wydruk — dla celów zaksięgowania i przesunięcia do wypłaty to wystarczy. Dzięki temu pracownik od razu po powrocie z delegacji odbiera zaliczkę, podczas gdy w starym systemie czekałby być może nawet do następnego miesiąca.

Rola kierownika po wdrożeniu rozwiązania

Skoro pracownicy sami będą sobie ustalać, kiedy i gdzie wykonują obowiązki, to może się wydawać, że w tym zakresie zmniejszy się rola kierownika. W praktyce jest wręcz przeciwnie. Elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych sprawia, że ogromnej wagi nabiera zarządzanie przydziałem prac oraz zaplanowanie zbioru automatycznych alertów, powiadamiających pracowników o dostępnych terminach i możliwościach urlopów, wyjazdów, delegacji. Kierownik musi ustalić w systemie poziomy graniczne (np. liczba osób dostępnych w biurze, liczba wyjazdów do określonego klienta). Gdy dana granica zostanie przekroczona, to kolejny wnioskodawca zostanie o tym fakcie poinformowany. Może wtedy podjąć działania, które umożliwią realizację jego zapotrzebowania (np. wprowadzić nowe informacje o kliencie do CRM, aby uzasadnić kolejny wyjazd w miesiącu itp.). W tradycyjnych firmach odrzucenie wniosku zamyka drogę realizacji. Nowy system premiuje samodzielność, kreatywność, elastyczność, współpracę — aby pracownicy znajdowali nowe rozwiązania problemów i poprawiali przez to wyniki firmy.

Korzystanie z rozwiązania przenoszącego obieg dokumentów na cyfrową platformę przynosi takie korzyści jak: oszczędność czasu, eliminacja ryzyka zagubienia wniosku, transparentność podejmowanych działań, samoobsługa pracowników (aspekt motywujący). W efekcie prowadzi zatem do lepszego zarządzania wydatkami firmy oraz do polepszenia atmosfery pracy.

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

Wprowadzenie elektronicznego obiegu usprawnia i przyśpiesza obieg dokumentów, umożliwia lepsze ich wykorzystanie oraz usprawnia przepływ informacji- należy jednak dbać o prawidłową kategoryzację i archiwizację dokumentów, to jest bardzo częsty problem szczególnie nowych pracowników nie mających wcześniej doświadczenia z tego typu rozwiązaniami. Niestety spotykaną tendencją (na szczęście coraz rzadszą) jest drukowanie dokumentów celem ich przeczytania. Wdrożenie obiegu dokumentów często uwarunkowane jest specyfiką organizacji. Wiele przedsiębiorstw (w szczególności związanych z administracją publiczną) ma trudności z wdrożeniem w związku z ustawami regulującymi proces dostarczania i obiegu dokumentów. Kolejną trudnością występującą przy wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów jest zbiurokratyzowanie niektórych struktur, gdzie pracownicy są przyzwyczajeni do obiegu "papierowego". Mimo pewnych trudności warto się zdecydować na tego typu rozwiązanie, bo korzyści zarówno dla firm jak i instytucji są bardzo duże.

dodany przez Karol Zglejszewski, 18-12-2015 12:54:56