PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Zarządzanie flotą firmową. Poradnik dyrektora-detektywa

finanse

Eksperci komunikacji biznesowej radzą, by formułka przedstawiania się na konferencjach jednocześnie przekazywała główną korzyść i intrygowała rozmówców. A gdyby np. zacząć tak: „Można powiedzieć, że jestem szefem detektywów finansowych w spółce. Naszym zadaniem jest praca z danymi finansowymi — budowanie tez i sprawdzanie dowodów — co pozwala przedstawiać działom biznesowym rekomendacje działań przynoszących oszczędności bieżące i inwestycyjne”. Taka autoprezentacja przyciągnęłaby uwagę uczestników. Z pewnością chcieliby oni wiedzieć, jak ja to robię. Opowiem o tym, pokazując zarządzanie flotą w Macrologic.

Fakty i tezy

Macrologic zatrudnia ok. 300 osób, do których dyspozycji oddaje 240 samochodów. Przeznacza na to rocznie 4,5 mln zł, w tym 3 mln na bieżące utrzymanie. Zmiany we flocie (nabywanie nowych, sprzedawanie starych, wymiany użytkowników) dotyczą ok. jednej trzeciej aut.

Czy faktycznie musimy kupować tyle nowych pojazdów? Skąd biorą się koszty bieżącego utrzymania? Czy koszty te spadają rok do roku? A jeśli nie, to dlaczego?

Odpowiedzi jak np. to, że specyfika branży wymaga częstszych kontaktów z klientami, co skutkuje wzrostem liczby dojazdów — brzmią rozsądnie. Niestety, nie przynoszą konkretnych efektów — ani jeśli chodzi o zarządzanie flotą, ani w obszarze finansów. Należy więc odłożyć wygodne wyjaśnienia i rozpocząć pracę detektywa finansowego.

Analiza

W systemie Xpertis (oferowanym klientom, ale użytkowanym także przez Macrologic) gromadzonych jest mnóstwo danych na temat projektów, działań, inwestycji. Praca z big data dostępnymi w formie kont, wyróżników i tabelek oraz łączenie różnych przekrojów danych ze sobą bywa poezją dla finansistów ;), jednak inni menedżerowie nie muszą podzielać naszego entuzjazmu w tej materii. Bez dostępu wprost do informacji oraz przy braku czasu na łączenie danych, a także bez czytelnej wizualnie informacji dla użytkowników pojazdów szef zespołu flotowego (ale też każdego innego) jest osłabiony w swojej głównej funkcji: komunikacji i motywowania.

By ominąć te przeszkody, przydatne jest zastosowanie rozwiązania klasy Business Intelligence. W Macrologic korzystamy z produktów QlikView i Qlik Sense.

Rozpoczynając pracę detektywa, nie musimy podejmować poważnej decyzji o wdrożeniu systemu IT — potrzeba nam kilku minut samodzielnej instalacji, krótki film szkoleniowy i kilka popołudniowych sesji pracy z danymi i grafiką. To wszystko wystarczy, by wstrzymać organizacyjne Słońce i ruszyć z posad Ziemię…

W celu przeprowadzenia analizy, zebrałam następujące dane:

- z finansów i księgowości: koszty na kontach i samochodach,
- ze środków trwałych: wartość finansowa aut, roczniki,
- z arkuszy flotowych: użytkownicy, limity, marki, lokalizacje,
- rozliczenia delegacji (koszty, kilometry),
- informacje dodatkowe: m.in. tankowania, liczba obsługiwanych klientów w danej lokalizacji.

Następnie sprawdziłam realizację polityki wymiany opon, porównując zakupy z przebiegiem — i uzyskałam listę osób, które ponadnormatywnie wymieniają opony. Przyjrzałam się kosztom napraw w relacji do wartości księgowej i stworzyłam listy samochodów, których sumaryczne kwoty napraw przewyższyły wartości księgowe. Utworzyłam też zestawienie kosztów napraw w relacji do sposobu korzystania z aut. Na tym etapie chodziło o użytkowanie ilościowe (ile km, ile napraw), a nie o użytkowanie jakościowe (czyli powody biznesowe lub losowe). Tę zagadkę zostawiłam do rozwiązania poszczególnym menedżerom.

Wstępne wyniki udostępniłam do dyskusji wybranym osobom. W efekcie pojawiło się więcej niż zazwyczaj — przy omawianiu danych w tabelach — pomysłów do przetestowania i znalezienia dowodów analitycznych, m.in. podział kosztów napraw na roczniki i marki, co pozwala lepiej planować zakupy w oparciu o całkowity koszt posiadania w okresie użytkowania.

Efekty

Uzyskane rezultaty pozwoliły nam lepiej zrozumieć praktykę biznesową (nie tylko finanse) oraz przyczyniły się do poprawy bieżących wyników finansowych.

Obecnie usprawniamy zarządzanie flotą: uzupełniamy regulaminy polityki flotowej, szczególnie w ramach limitów ponadnormatywnego użytkowania. Ponadto uzyskaliśmy precyzyjną informację ilościową i jakościową co do kosztów, a także całościowe spojrzenie na zarządzanie flotą w postaci pulpitu menedżerskiego. Nieoczekiwanie uzyskaliśmy niezwykle łatwą platformę do analizy wszystkich kosztów TCO zarządzania flotą własną, co pozwala na szybką analizę i porównywanie naszych wyników do ofert wynajmu długoterminowego. Mój projekt pokazał też wartość korzystania z informatycznych systemów analitycznych.

Badanie floty firmowej to jeden z przykładów projektu z obszaru finanse, który przekłada się na działy biznesowe. Podobne analizy detektywistyczne można przeprowadzić dla każdej innej dziedziny zarządczej. Zakres tych projektów zależy od ilości posiadanych danych (czyli tak naprawdę od szerokości wdrożenia systemu ERP) oraz kreatywności menedżerskiej. A ich efektywność — od narzędzi analitycznych. Warto z tego korzystać, aby poprawić firmowe finanse i procesy, ale też dla dobrego samopoczucia podczas przedstawiania się na konferencjach biznesowych ;)

 

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

no proszę, gotowy scenariusz działań

dodany przez ady, 05-08-2015 12:42:34

Zapraszam do zapoznania się z systemem Finder - http://www.finder.pl zapewnia lokalizację pojazdów i profesjonalne zarządzanie flotą

dodany przez Tomek Kowalczuk, 20-08-2015 13:33:17

a nie lepiej zainewstować w połaczenie systemu gps i zarządzanie flotą tak jak http://www.finder.pl ? Bo też jak rozumiem z artykułu zarządzanie flotą bez systemu lokalizacji gps mija się z celem? A często jest tak, ze profesjonalny system monitorowania pojazdów podaje świetne dane opakowane w bardzo atrakcyjny wizualnie sposób. Mi Finder wystarcza, samo wdrożenie trochę problematyczne, bo montaż w samochodach ale póxniej cud malina do kontroli pracowników i właściwego użytkowania (efektywnego) pojazdów,

dodany przez tomek kowal, 25-09-2015 22:13:28

W zarządzaniu flota moga pomoc tez lokalizatory gps. Od ponad roku korzystamy z lokalizatorów Alfatrack i kontrola pojazdow i kierowcow rzeczywiscie pozwala na pewne oszczednosci.

dodany przez larpiks, 25-01-2016 21:02:47