PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Gdzie szukać usprawnień w procesie akceptacji ofertowania, fakturowania i zakupów?

proces akceptacji

Każda firma wraz ze wzrostem skali działalności, stopnia złożoności struktury organizacyjnej czy zakresu oferty napotyka na problemy z efektywnością procesów akceptacji. I tak np. zgoda dyrektora sprzedaży może być wymagana w przypadku kompleksowej propozycji oferty dla kluczowego klienta. Podobnie zgoda osób odpowiedzialnych za finanse i zaopatrzenie może być konieczna przy zakupie nowego wyposażenia lub partii materiałów. A przecież akceptacji podlegają też faktury i płatności.

W dużych, rozproszonych organizacjach, w przypadku kompleksowych projektów inwestycyjnych w procesie akceptacji nierzadko bierze udział kilka lub nawet kilkanaście osób. Z drugiej strony, w mniejszych organizacjach zatwierdzanie wielu działań leży w gestii prezesa lub właściciela firmy — i to ta osoba, paradoksalnie, staje się wąskim gardłem, ograniczającym zdolność sprawnego działania zespołu. W jaki sposób poszukiwać optymalizacji w procesie akceptacji zróżnicowanych działań?

Łatwiejszy dostęp do informacji

Zwiększenie efektywności poszczególnych kroków występujących w każdym procesie akceptacji — niezależnie od tego, czy dotyczy on obszaru księgowości, sprzedaży, zaopatrzenia, czy też dowolnego innego procesu wymagającego uzyskania zgody osoby uprawnionej — staje się możliwe dzięki ułatwieniu dostępu do potrzebnych informacji. Usprawnień w procesie akceptacji działań dotyczących różnych obszarów działalności firmy coraz częściej można szukać w łatwiejszym dostępie do bardziej kompleksowych, zintegrowanych danych biznesowych.

Wyposażenie osób decyzyjnych w kontekstowe raporty prezentujące najważniejsze informacje powiązane z akceptowanymi w danej chwili dokumentami lub działaniami pozwala wydatnie skrócić czas tracony dotąd na wieloetapowe zadawanie pytań i poszukiwanie odpowiedzi. Co więcej, powiązanie aktualnych danych z informacjami historycznymi — dotyczącymi przykładowo historii rozliczeń z danym kontrahentem — ułatwia szybką ocenę akceptowanej treści i sprawne dokonywanie modyfikacji.

Warto zauważyć, że skala usprawnień wynikających z zastosowania nowoczesnych rozwiązań w procesie akceptacji rośnie wprost proporcjonalnie do złożoności samego procesu — im więcej szczebli akceptacji i osób zaangażowanych w zatwierdzenie dokumentu lub proponowanych działań, tym większe oszczędności czasu płynące z wykorzystania nowoczesnych rozwiązań. Dodatkowo, tego rodzaju narzędzia ogromnie ułatwiają decydentom wyłapywanie wszelkich błędów, odchyleń i nieścisłości potencjalnie przekładających się na określone straty — środków lub czasu — dla całej organizacji.

Wizualizacja i mobilność

Duże znaczenie dla czytelności danych ma tu sposób ich wizualizacji. Nie bez powodu nowoczesne narzędzia wspierające raportowanie łączą łatwy dostęp do kompleksowych raportów z dynamicznymi narzędziami analitycznymi oraz przejrzystymi wizualizacjami.

W zakresie wsparcia procesu akceptacji idealnym uzupełnieniem dla nowoczesnych narzędzi raportowania stają się aplikacje mobilne, tradycyjnie wiązane z elektronicznym obiegiem dokumentów. Dzięki nim menedżerowie mogą za pomocą kilku prostych ruchów zaakceptować bądź odrzucić zgłaszane im do akceptacji dokumenty. Mogą również łatwo skontaktować się z wnioskodawcami w celu uzyskania dodatkowych informacji. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby bezpośrednio przy użyciu smartfonu lub tabletu sięgnąć do wymienionych wcześniej raportów.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.