PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Jak kontrolować wykonanie budżetów w rozproszonej organizacji?

wykonanie budżetów

Rozbudowane funkcje controllingu ułatwiają kontrolę wykonania budżetów na poziomie budżetów cząstkowych i zarządzania kosztami organizacji, co z kolei pozwala szybciej reagować na ewentualne odchylenia od planu i powoduje, że raportowanie staje się mniej skomplikowane.

Budżetowanie to nic innego jak wyrażone w środkach pieniężnych planowanie działań organizacji. Ten proces — oparty na planach sprzedaży, kosztów, zysków czy inwestycji — pozwala w optymalny sposób gospodarować dostępnymi środkami, a także priorytetyzować działania inwestycyjne w odniesieniu do strategicznych celów przedsiębiorstwa. Efektywne budżetowanie powinno mieć charakter dynamiczny, wynikający z bieżącej oceny stanu wykonania budżetu i dostosowywania kolejnych działań do sytuacji finansowej.

Na cykliczny proces budżetowania — w najprostszym podziale — składają się następujące czynności: planowanie, kontrola realizacji, reagowanie na odchylenia oraz ocena stopnia realizacji (wykonanie budżetów). Te elementy mają kluczowe znaczenie dla efektywnego gospodarowania środkami finansowymi w wysoce zmiennych warunkach gospodarczych. Skuteczną pomocną w lepszym przygotowaniu organizacji do zmieniającego się otoczenia może być budżetowanie wielowariantowe — alternatywne wersje budżetów mogą szybko stać się podstawą działania w przypadku zaistnienia określonych okoliczności i warunków, a także zależnie od poziomu wykonania założonych planów w danej jednostce czasu. Żeby jednak móc podejmować jakiekolwiek kroki zaradcze, trzeba mieć bieżącą wiedzę o wszystkich istotnych działaniach firmy skutkujących wpływem/wypływem środków finansowych, czyli trzeba kontrolować realizację budżetu.

Bieżąca analiza

Jak analizować wykonanie budżetów? W klasycznym ujęciu sprowadza się to do porównania stanu założonego z faktycznym, co jednak wymaga określenia różnic między planem a wykonaniem, a także ustalenia istotności tych różnic względem całego planu oraz ocenienia ich znaczenia dla organizacji. Kolejnym krokiem dopiero powinno być wykonanie analizy przyczynowo-skutkowej i podjęcie ewentualnych decyzji korygujących. Tego rodzaju analiza i wynikające z niej decyzje muszą być jednak oparte na twardych danych, takich jak np. skonsolidowane informacje finansowe, a więc także na danych cząstkowych pochodzących z różnych działów lub oddziałów firmy oraz powinny wykorzystywać informacje pozwalające określić przyczyny i konsekwencje wykrytych odchyleń.

Kluczowym działaniem jest tu rejestracja zdarzeń budżetowych w ramach całej organizacji. Tylko wówczas możliwe będzie kompleksowe spojrzenie na organizację oraz na wykonanie budżetów w dowolnym momencie okresu budżetowego. Aby ułatwić określenie tego, jak wygląda wykonanie budżetów, sposób zapisu danych dotyczących zdarzeń finansowych powinien być zgodny ze strukturą budżetu. Bardzo pomocne okazują się tu systemy controllingowe (takie jak np. Xpertis Controlling), które praktycznie na bieżąco integrują dostępne — często pochodzące z licznych, rozproszonych lokalizacji — dane, posiadając jednocześnie funkcje pozwalające skutecznie kontrolować wykonanie budżetów.

Skuteczne reagowanie

A co robić w sytuacji, gdy zaobserwowane zostanie istotne odchylenie od założonego planu budżetowego? Tu liczy się nie tylko pomysł na rozwiązanie, ale także czas wprowadzenia zmian w budżetach i planach działania firmy. W takich sytuacjach korzystanie z nowoczesnych rozwiązań controllingowych pozwala użytkownikom wdrażać rozwiązania optymalne w danej chwili i w kontekście strategicznych celów firmy. Cenne stają się wówczas narzędzia raportujące, ułatwiające ocenę przyczyn odchyleń od pierwotnego budżetu i określenie ich — negatywnych lub pozytywnych — konsekwencji dla przedsiębiorstwa.

Nowoczesne raporty w dużym stopniu ułatwiają szybkie podejmowanie decyzji, przykładowo, z zakresu zarządzania kosztami, w ramach całej, rozproszonej organizacji. To ważne — jeżeli wziąć pod uwagę skalę działania oraz inercję dużych organizacji biznesowych, to okazuje się, że wszystkie opóźnienia we wprowadzaniu korekt budżetowych powinny być eliminowane.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.