PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

E-obieg faktur to nie tylko szybsze reagowanie na opóźnienia w płatnościach

elektroniczny obieg faktur

E-obieg faktur pozwala zacieśnić kontrolę nad kosztami i kierować odpowiednie dokumenty do uprawnionych osób, jak również ułatwia budżetowanie. Pozwala też zautomatyzować realizację zadań, które — prowadzone ręcznie — mogą stanowić wewnętrzne źródło opóźnień.

Ograniczenie opóźnień w rozliczeniach z nabywcami to najbardziej oczywista korzyść wynikająca z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu faktur. Stosunkowo rzadko jednak wdrożenie takiego rozwiązania jest rozpatrywane w kategoriach oszczędności związanych z odsetkami od zobowiązań, uporządkowania kwestii podatkowych, zwiększenia elastyczności organizacji czy też redukcji kosztów administracyjnych. A warto sobie uświadomić, że e-obieg faktur ma istotne znaczenie w każdej z tych kwestii.

Mniej opóźnień to mniej odsetek

Projektowi wdrożenia systemu elektronicznego obiegu faktur zakupowych zawsze towarzyszy uporządkowanie i ustandaryzowanie całego procesu związanego z obiegiem dokumentów zakupowych. E-obieg faktur jednoznacznie określa ścieżkę akceptacji oraz zasady przetwarzania dokumantów w ramach organizacji, co w praktyce eliminuje ryzyko wystąpienia prozaicznego błędu ludzkiego, skutkującego przeoczeniem terminu płatności faktury. Prowadzi to do sytuacji, w której, regulując zobowiązania na bieżąco, organizacja unika kosztów potencjalnych odsetek od przeterminowanych zobowiązań.

Brak niespodzianek oczekujących na zapłatę

E-obieg faktur otwiera drogę do śledzenia bieżącego oraz skumulowanego poziomu wydatków z uwzględnieniem terminów płatności dla kosztów zarejestrowanych od chwili zapotrzebowania złożonego przez pracownika, poprzez zaewidencjonowany dokument, aż po zaakceptowany i zadekrektowany koszt. Pozwala to na zarządzanie płynnością w sposób uwzględniający prognozowane wpływy, założone budżety i wykorzystane narzędzia finansowe.

Niższe koszty obsługi

Decydując się na wdrożenie systemu wspierającego e-obieg faktur zakupu, organizacja zyskuje pewność sprawnego przepływu dokumentów księgowych pomiędzy komórkami odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych działań zarządczo-księgowych. Uporządkowanie dokumentacji i nadzór nad procesem akceptacji umożliwia eliminację potrzeby poszukiwania „zaginionych” w firmie faktur, a więc także potrzebę pozyskania duplikatów czy zaksięgowania przeoczonych wydatków i składania korekt rozliczeniowych. Wszystkie te czynności stanowią dodatkowe, nieplanowane — oraz zwykle zbiegające się w czasie z okresami rozliczeniowymi — obowiązki dla działów księgowości i nierzadko stają się źródłem dodatkowych kosztów, na przykład związanych z koniecznością wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny.

Optymalizacja kosztów podatkowych

Wykorzystując e-obieg faktur zakupu, firma zwiększa bezpieczeństwo informacji finansowych oraz eliminuje ryzyko wystąpienia opóźnień w ich rejestracji. Wbudowane w większość dzisiejszych systemów workflow mechanizmy bezpieczeństwa, archiwizacji i kontroli dostępu pozwalają jasno określić, którzy użytkownicy mieli dostęp do poszczególnych dokumentów księgowych. A przecież brak opóźnień w rejestracji oznacza uporządkowanie kwestii rozliczeń podatku VAT. Biorąc pod uwagę fakt, że odliczenia podatku od towarów i usług dokonuje się w miesiącu otrzymania faktury zakupowej, wszelkie opóźnienia mogą prowadzić do przeniesienia rejestracji wydatku na kolejny okres i zawyżenia wysokości należnego podatku VAT za bieżący okres rozrachunkowy. Warto również pamiętać, że zbyt późne zaksięgowanie faktury może prowadzić do utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.