PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Dane, analiza systemowa, budżetowanie — recepta na nudne spotkania biznesowe

budżetowanie

O tym, jak nudne są firmowe spotkania biznesowe, napisano niejedną książkę. Ogólne rozwiązanie tego problemu brzmi: zaprezentować coś ciekawego. W tym momencie przydaje się dobry system informatyczny, który szybko znajdzie owe „coś ciekawego” na każde spotkanie i dla dyrektora każdego działu w firmie.

„Boring Meetings Suck”, „Death by Meeting”, „Games for Surviving Incredibly Boring Meetings and Lectures”, „Strategies to SURVIVE Boring Meetings” — jeśli takie tytuły zdobywają od czytelników księgarni internetowej pięć gwiazdek na pięć możliwych, to znaczy, że problem jest naprawdę poważny. Spotkania to jedno z podstawowych narzędzi zarządzania. Niestety, dla wielu menedżerów oznaczają one wyłącznie stratę czasu i nudny obowiązek.

Pokonać nudę

Eksperci zgadzają się, że należy ożywić atmosferę podczas spotkań. Propozycji jest wiele: gry i zabawne przerywniki, wspólne poszukiwanie rozwiązania problemu przez brainstorming, przejście na cyfrowe formy jak np. wideokonferencje.

Jednak skąd tydzień w tydzień brać pomysły na problemy biznesowe aktywizujące dyskusję? Czasem rzeczywiście dzieje się na rynku coś ważnego, o czym wszyscy mówią. Czasem faktycznie zgłosi się klient, który do tej pory był uważany za okręt flagowy konkurencji. Czasem kwartalne budżetowanie wykaże ciekawą nieścisłość. Ale zwykle tydzień mija na codziennej, uważnej pracy i wypełnianiu zaplanowanych norm ilościowych.

Wówczas pomocny może być system informatyczny, najlepiej łączący rozwiązanie ERP (Enterprise Resource Planning, z modułami wspierającymi budżetowanie, obsługę kadr, finansów, sprzedaży, magazynu, marketingu, produkcji) oraz Business Intelligence (różnorodne analizy danych z ERP). Oto krótka instrukcja zastosowania tego systemu podczas spotkania.

Przebieg spotkania

W zaproponowanym modelu spotkania biznesowe są poprzedzane zbiórką potencjalnych tematów do dyskusji. Przed spotkaniem uczestnicy (dyrektorzy, menedżerowie) zgłaszają tematy na spotkanie. Każdy z tych tematów zawiera jakąś daną (najlepiej liczbę) z obszaru biznesowego danego uczestnika. Lider spotkania ustala agendę. Uczestnicy przeglądają listę zatwierdzonych  tematów oraz powiązane z nimi dane/liczby. Czy zawsze podczas dyskusji powinno pojawiać się budżetowanie? W zasadzie tak, ponieważ większość działań posiada dość znaczący komponent finansowy, który musi zostać zgrany z ogólnym budżetem działu/firmy.

Następnie uczestnicy wybierają ze swojego obszaru dane/liczby korespondujące z danymi w poszczególnych tematach i przenoszą swoje dane z ogólnej bazy do osobistych baz w technologii in-memory, aby łatwo móc je zaprezentować.

Spotkanie biznesowe przebiega etapami: w każdym z nich jest omawiany jeden temat, np. strategia marketingowa. Jego właściciel (osoba, która go zaproponowała) przedstawia daną, wyjaśnia jej pochodzenie, dotychczasowe trendy, krótko- i długoterminowe plany oraz związany z tą daną problem, który chce poddać pod dyskusję. Następnie pozostali uczestnicy przedstawiają dane, które uznali za korespondujące. Wyjaśniają je, pokazują wpływ, a potem tworzą z nich roboczy model analityczny i rozpoczynają testy: zmieniają wartości, dyskutują nad efektami pozaliczbowymi, próbują znaleźć strategiczną formę wdrożenia uzasadniającą i wzmacniającą poszczególne zmiany. Po upływie czasu przeznaczonego na pojedynczy temat zostają spisane wnioski. Właściciel tematu wychodzi ze spotkania z nową wiedzą dotyczącą swojego obszaru. Może kontynuować prace we własnym zakresie już po spotkaniu, kontaktując się bezpośrednio z zainteresowanymi menedżerami.

Następnie zostaje zaprezentowany kolejny temat, np. budżetowanie. Właściciel poprzedniego tematu tym razem wciela się w rolę dyskutanta, prezentując swoją daną powiązaną z nowym tematem. Dzięki temu spotkania biznesowe nabierają tempa, emocji, zaangażowania uczestników, gdyż każdy z nich przygotowuje się nie tylko do swojego, ale też do pozostałych tematów.

Specyfika wspierającego systemu IT

Tradycyjny system IT pozwala jedynie na pokazanie wartości poszczególnych danych. Każdy menedżer testuje scenariusze we własnym zakresie już po spotkaniu. Nie tylko tworzy to kolejkę do użycia firmowych danych w bazie głównej, ale też skutkuje koniecznością zwołania kolejnego spotkania, na którym zostaną przedyskutowane wnioski z analiz i potencjalne budżetowanie tychże wniosków. Rozwiązanie klasy in-memory pozwala przeprowadzić ten proces podczas tego samego spotkania, dokładnie jak zostało to opisane w ogólnym przykładzie powyżej. Dzięki temu spotkania biznesowe nie namnażają się, większość potrzebnych informacji (w tym bieżące budżetowanie w systemie finansowym) zostaje przekazana od razu i pozostaje już tylko dopracowywanie pomysłów.

W ten sposób można łatwo i przyjemnie rozwiązać problem nudnych spotkań biznesowych. Nie tylko tych, których tematem jest budżetowanie.

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

Moim zdaniem istotne znaczenie ma także miejsce takiego spotkania. Z doświadczenia wiem, że restauracja jest dużo lepsza niż biuro. A prestiżowy klub dla dżentelmenów praktycznie gwarantuje sukces. Organizowałem kilka takich spotkań, od niedawna zawsze w New Orleans. Mam gwarancję, że wszystko będzie idealnie i na najwyższym poziomie. Przykładam wagę do tego, żeby zrobić jak najlepsze wrażenie na uczestnikach spotkania. I to zawsze mi pomaga. Dobra kuchnia też ma niemałe znaczenie.

dodany przez Paweł, 13-01-2017 09:20:39

Zawsze w restauracji lepiej się negocjuje bo jest po prostu swobodniej. Wówczas łatwiej pozyskać sympatię i zainteresowanie. W New Orlean rzeczywiście jest świetny klimat do tego typu spotkań.

dodany przez Mikołaj Wilanowski, 26-10-2017 12:24:23