PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Zarządzanie uprawnieniami a e-organizacja. Rzecz o e-BaWaOsach ;)

e-organizacja

Tradycyjna struktura organizacyjna i e-organizacja różnią się m.in. tym, że w przypadku tej drugiej najważniejsze e-osoby wcale nie muszą zajmować najwyższych stanowisk. Warto o tym pamiętać.

BaWaOsi w przekroju użytkowników

Aplikacje biurowe, rozwiązania do zarządzania projektami, systemy transakcyjne, bazy danych narzędzia Knowledge Management — to przykładowe rozwiązania, które stanowią podstawę tego, czym jest e-organizacja, rozumiana jako sieć powiązań między pracownikami w czasie, gdy korzystają z firmowej infrastruktury IT.

Praktycznie w każdym rozwiązaniu pracującym w sieci firmowej istnieje kilka osobnych grup użytkowników. Ci ważniejsi z nich — VIP-y albo bardziej swojsko: BaWaOsi, czyli Bardzo Ważne Osoby (za książką Janusza Przymanowskiego pt. „Fortele Jonatana Koota”) — mogą np. usuwać i zatwierdzać dokumenty, przeglądać dane wrażliwe, otwierać i zamykać projekty. Ci z węższymi uprawnieniami zwykle np. mogą przeglądać dokumenty, ale nie mają możliwości ich edycji, albo mają uprawnienia do edytowania, ale nie mogą ich zatwierdzać.

Przyznawanie uprawnień na poziomie BaWaOsów nie jest oczywiste. Można zakładać, że przypadają one osobom na wysokich stanowiskach menedżerskich: dyrektorom działów, członkom zarządów. Zwykle tak się dzieje, zwłaszcza w narzędziach specjalistycznych, w systemie ogólnobiurowym, w rozwiązaniu do budżetowania. Jednak e-organizacja to więcej niż formalna struktura stanowisk. To również odwzorowanie organizacji pod kątem merytorycznym i procesowym. Z tego względu uprawnienia ponadprzeciętne nadawane są także osobom spoza grona ścisłego kierownictwa.

Oto kilka przykładów, które stanowią zobrazowanie powyższych rozważań. Bardziej doświadczeni specjaliści IT posiadają uprawnienia administratora, co znaczy, że mogą priorytetowo korzystać ze wszystkich narzędzi i urządzeń. Jest to uzasadnione testowaniem i bieżącym zarządzaniem. Specjaliści z działów finansów często mają uprawnienia do przeglądania budżetów wszystkich zespołów. Liderzy projektów w organizacjach o projektowej/matrycowej strukturze zwykle posiadają uprawnienia do przeglądania archiwalnych danych finansowych. Jest im to potrzebne do wykonywania lub zlecania analiz z zakresu Business Intelligence lub Big Data.

Organizacja a e-organizacja: konflikt władzy

Szczególne uprawnienia mogą powodować oczywisty konflikt władzy w firmie. Pojawia się bowiem pytanie: czy ważniejsza jest pozycja organizacyjna, czy e-organizacyjna? Czy finanse mają nadrzędne prawo głosu w kwestiach projektowych w stosunku do lidera projektu? Czy prezes może ingerować w projekty np. poprzez edycję dokumentów? Czy informatyk może zablokować określone działanie w systemie, nawet jeśli wykonuje je członek zarządu?

Te i podobne kwestie powinien regulować — bardzo szczegółowo i najlepiej na poziomie stanowisk lub ról — firmowy regulamin, który określałby, kto nad kim posiada przewagę w sytuacji konfliktu. Oczywiście, można tu zostawić pewien margines na negocjacje, ale trzeba pamiętać, że e-organizacja powinna być maksymalnie czytelna i przejrzysta dla wszystkich.

Jak odmówić?

Co jednak zrobić w sytuacji, gdy pojawia się próba siłowego zdobycia przewagi, przy wykorzystaniu pozycji w organizacji, albo też próba uzyskania nowej roli użytkownika w danym oprogramowaniu lub systemie. Jak e-organizacja może bronić się przed naciskami ze strony organizacji?

Istnieją dwa wyjścia. Pierwsze polega na odwołaniu się do ograniczonej liczby pracowników piastujących określoną rolę użytkownika, wynikającej np. z wykupionej liczby licencji. Jeśli np. prezes chce móc redagować dokumenty, a wszystkie dostępne role redaktorów są już zajęte, musi wskazać redaktora, który zostanie tej roli pozbawiony. Drugie wyjście — o którym jednak trzeba pomyśleć już na etapie wdrażania danego rozwiązania lub urządzenia IT, żeby zaplanować odpowiednie zapisy w regulaminie użytkowania — to powiązanie roli użytkownika z koniecznością przebycia szkolenia i zaliczenia praktycznego egzaminu kompetencyjnego. Postawienie takich wymagań często skutecznie studzi zapędy związane z rozszerzaniem uprawnień i ogranicza chęci jedynie do otrzymywania raportów.

Te dwa sposoby zwykle wystarczają, by e-organizacja zachowała swoją odrębność od organizacji.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.