PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Budżetowanie a cele firmy: nie tylko kontrola, ale też strategiczny wpływ na organizację

finanse

Właśnie teraz wiele firm pracuje nad zamknięciem poprzedniego roku. Trudno o lepszy moment na przypomnienie, że w rękach najlepszych menedżerów budżetowanie nie jest jedynie raportem z przeszłości. To motywacyjny bodziec do poprawienia funkcjonowania firmy w całej perspektywie biznesowej.

Aby obniżyć koszty…

Dynamiczny rozwój oprogramowania biznesowego i wygoda korzystania z pulpitów menedżerskich sprawiły, że właśnie te rozwiązania stały się podstawowymi narzędziami pracy kadry zarządzającej. Niestety, wielu menedżerów straciło przez to z oczu rzeczywisty wymiar zestawień finansowych. Zaczęli oni traktować liczby w tabelkach jako samodzielne byty, niezależne od biznesowych uwarunkowań.

Tacy menedżerowie stosują w praktyce model buldożera: przycinamy wszystkim tegoroczne budżety o 10 procent i niech to zmotywuje ich do działania. Podobną decyzję trudno nazwać menedżerskim zarządzaniem, ponieważ mógłby ją podjąć dosłownie każdy. Nie potrzeba do tego ani doświadczenia zawodowego, ani wyczucia rynku.

…warto rozwiązać problem biznesowy

Inne podejście wynika ze strategicznej karty wyników, teorii zarządzania sformułowanej przez Roberta Kaplana i Davida Nortona. Według tych autorów finanse (planowanie, budżetowanie) znajdują się na najwyższym poziomie organizacyjnym i wynikają (idąc w dół od finansów) z decyzji klientów, procesów wewnętrznych, tempa rozwoju organizacji, posiadanej przez nią wiedzy. Aby założenie: „10 procent niższe koszty” miało szansę na skuteczną i trwałą realizację, nie może być one podrzucone pracownikom niczym kukułcze jajo. Trzeba wesprzeć pracowników w rozwiązaniu biznesowego problemu. Czy klienci zauważą, jeśli obniżymy o 10 procent koszty? Czy wpłynie to na jakość ich obsługi? Czy nie odbije się to negatywnie na postrzeganiu nas jako dostawcy? Osobną kwestię stanowi dobór narzędzi do uzyskania tych opinii od klientów. Czy wystarczy prosta ankieta? Spotkanie fokusowe grupy zaufanych klientów? Okresowa promocja na ściśle wytyczonym obszarze?

Jeśli na poziomie klientów uzyskaliśmy „zielone światło”, przechodzimy niżej, cały czas wspierając pracowników w poszukiwaniu odpowiedzi. Czy procesy biznesowe możemy w prosty sposób przestawić na 10 procent niższe koszty? Czy to wymaga renegocjacji umów? Czy maszyny poradzą sobie z innymi materiałami? Czy posiadamy narzędzia, maszyny, rozwiązania informatyczne, które pozwolą wykonać i nadzorować nowoplanowane działania? Czy budżetowanie uwzględnia niezbędne wydatki? Czy musimy ciąć wszystkim po równo, czy wystarczy zanalizować główne procesy kosztotwórcze i wspólnie z innymi zespołami zbudować 10-procentową oszczędność?

Jeśli od strony procesów plan działania wygląda na możliwy do przeprowadzenia, pora zastanowić się nad tym, kto go wykona. Znów pojawia się wiele pytań, tym razem w zakresie wiedzy, umiejętności i postaw. Czy pracownicy wiedzą jak obchodzić się z nowymi materiałami? Czy handlowcy umieją przeprowadzić spójną argumentację nowej umowy? Czy nikomu nie przeszkadza, że wizerunek firmy może nieco stracić na wyjątkowości i prestiżu? Czy budżetowanie uwzględnia wydatki na szkolenia, zakup literatury, certyfikację pracowników w nowych obszarach?

Podejście jakościowe, nie tylko liczbowe

Właściwe zrozumienie i działanie na podstawie liczb wymaga skorzystania z podejścia jakościowego. Raport wygenerowany z oprogramowania finansowego lub systemu ERP nie jest świadectwem ukończenia analizy, a jedynie wartościowym wsadem do dalszych rozważań. Rozpoczynając budżetowanie na kolejny okres, musimy zapytać o trendy okresowe, o potencjał wzrostu poszczególnych produktów lub marek, a także o to, czy działania skuteczne w jednym obszarze biznesowym można przenieść do innych obszarów.

Odpowiedzi na te pytania dostarczą więcej informacji i lepiej zdopingują pracowników do dyskusji i testów na temat możliwych zmian, usprawnień, innowacji. Jeśli w ich efekcie, kolejne budżetowanie okresowe wykaże, że całościowe koszty osiągną poziom o 10 procent niższy w stosunku do planów, będzie to świadczyć o sukcesie dobrego menedżera.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.