PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Nieobecności w firmie pod kontrolą

nieobecności w firmie

Pracownik, którego akurat potrzebujesz jest nieobecny i nie wiesz, czy to planowana nieobecność czy losowa sytuacja? Musisz zaakceptować wniosek urlopowy, a nie wiadomo, ile i jakiego urlopu pozostało twojemu pracownikowi? Plany urlopowe w twoim zespole są nieaktualne, a osoba z HR, która za to odpowiada, przebywa akurat na wakacjach? A może twoi pracownicy (zbyt?) często wyjeżdżają służbowo? Takie — pozornie błahe — problemy mogą znacząco przekładać się na efektywność codziennych działań operacyjnych.

Różne rodzaje urlopów, zwolnienia lekarskie, delegacje, szkolenia — to najczęstsze powody nieobecności w firmie, które wpływają na codzienną pracę całego przedsiębiorstwa. Dla firm, zwłaszcza tych większych, to może być dość istotny problem zarządczy, tym bardziej, że często towarzyszy mu rozbudowana biurokracja. Z obsługą nieobecności pracowniczych wiąże się zazwyczaj spora ilość wymienianych dokumentów, czasem też konieczność zorganizowania zastępstw, a w przypadku wyjazdów służbowych, dodatkowo, skutkuje to koniecznością dokonania różnego rodzaju rozliczeń. Bez automatycznych i nowoczesnych rozwiązań usprawniających obsługę nieobecności procedury pochłaniają dużą ilość czasu, a także niosą ze sobą ryzyko błędu.

Urlop „bez pytania”, plany urlopowe bez kolizji, ekonomiczne delegacje

Dziś na pytania: „Ile jeszcze zostało mi urlopu?” albo „Czy mogę wziąć dzień wolny w przyszłym tygodniu?” za panią kadrową albo za przełożonego odpowiada system informatyczny. Za pośrednictwem wyspecjalizowanych aplikacji pracownicy mają łatwy (przez przeglądarkę internetową) wgląd do swoich informacji kadrowych, sami mogą sprawdzać stopień wykorzystania urlopu, a także składać wnioski urlopowe bez konieczności przyjazdu do firmy. Z kolei przełożeni mają stały dostęp do zawsze aktualnych informacji na temat harmonogramów urlopów i planów urlopowych swoich pracowników.

W tej sytuacji nieobecności w firmie przestają być problemem i łatwiej sobie z nimi radzić, mając do dyspozycji np. współdzielone kalendarze ułatwiające planowanie zastępstw czy zarządzanie planami urlopowymi pracowników bez ryzyka, że będą one kolidowały ze sobą (w sposób niezamierzony).

Co więcej, takie rozwiązania mogą także być istotnym wsparciem w zakresie obsługi delegacji. Z wykorzystaniem nowoczesnych aplikacji do zarządzania personelem cały proces obsługi delegacji — wyliczanie diet i innych dodatków przysługujących pracownikowi, deklaracja kosztów wydatków, zaliczek, rozliczenia w module kadrowo-płacowym — odbywa się zdalnie i w pełni automatycznie.

Szybko i łatwo, bo elektronicznie

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia wyeliminowanie zbędnej biurokracji i przyczynia się do redukcji czasu koniecznego na wymianę oraz archiwizowanie informacji. Pracownicy, logując się do panelu pracowniczego, mogą w każdym momencie i w każdym miejscu zgłosić przełożonemu zapotrzebowanie na dzień wolny od pracy. Następnie, po akceptacji przez kierownika, urlop jest automatycznie odnotowany w kartotece pracownika, a rezerwa urlopowa zostaje odpowiednio zmniejszona. Dzięki temu rozwiązaniu wszyscy zainteresowani mają dostęp do zawsze aktualnych informacji na temat nie tylko statusu wniosku (weryfikacja, akceptacja lub odrzucenie), ale także liczby pozostałych do wykorzystania dni urlopu.

Podobnie dzieje się w przypadku nieobecności wynikających z wyjazdów służbowych. Cały proces dotyczący delegacji może być w pełni wspierany przez aplikację — od złożenia wniosku, przez wieloetapową akceptację i kontrolę kosztów, po automatyczne rozliczanie z pracownikami. W jednym miejscu w systemie gromadzone są wszystkie dokumenty, takie jak: wnioski, faktury zakupowe, wypłaty zaliczki z kasy. Ponadto organizacja ma nie tylko pełny obraz kosztów związanych z wyjazdami służbowymi, ale także możliwość przypisania ich do konkretnego działu czy też zakwalifikowania jako koszty projektu. Poprzez opcję współdzielenia kalendarzy i informacji na temat podróży służbowych firma otrzymuje narzędzie wspomagające optymalizowanie wydatków na hotele czy przejazdy.

Uzyskując pełną kontrolę nad kalendarzem nieobecności w firmie, organizacja obniża ryzyko związane z potencjalnym negatywnym wpływem absencji pracowników na działanie firmy lub obsługę klientów.

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

U nas w firmie korzystamy z inEwi. Każdy ma wgląd online w dostępne dni urlopu i może sprawdzić, ile mu jeszcze wolnego zostało. Doskonałe rozwiązanie!

dodany przez Marceli Jan, 30-03-2016 16:07:30