PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

E-organizacja: zarządzanie przez zaufanie

zarządzanie przez zaufanie

Zaufanie nadaje właściwe tempo procesom biznesowym i przyczynia się do poprawy jakości związków między innymi kluczowymi wymiarami organizacji: finansami, pracownikami, działaniami operacyjnymi, zarządzaniem.

Zdarza się, że po wdrożeniu systemów informatycznych pracownicy odnoszą się do nich z dezaprobatą, uznając je za narzędzia nadmiernej kontroli i dowód nieufności ze strony pracodawców. To może obniżyć skuteczność tych narzędzi, a w rezultacie zredukować korzyści dla całego przedsiębiorstwa.

Dlaczego zaufanie jest ważne w biznesie?

Brak zaufania w biznesie skutkuje znaczącymi wydatki na stworzenie wydajnego i skutecznego systemu kontroli podwładnych, obejmującego m.in. procedury zarządzania ryzykiem, rozbudowaną biurokrację dla potwierdzenia działań i decyzji, system audytów. Skrupulatne sprawdzanie każdego pracownika i każdego dokumentu zabiera czas, który można przeznaczyć na nawiązywanie nowych kontaktów biznesowych czy tworzenie nowych produktów.

Nadmierna kontrola negatywnie wpływa również na innowacyjność oraz chęć nauki i zdobywania wiedzy. Gdy błędy — nieodzowne składniki procesu uczenia się — są karane, ludzie przestają się uczyć, co przekłada się na niższą konkurencyjność danej organizacji.

Ponadto brak zaufania wydłuża czas realizacji procesów biznesowych. Cała logistyka zatwierdzająca (papier, podpis, pieczątki, personel zatwierdzający) sprawia, że podjęcie decyzji, zatwierdzenie dokumentu czy przyjęcie towaru trwa dłużej niż jest to potrzebne, a pracownicy zajmują się czynnościami pozornymi, które nie wnoszą realnej wartości w procesy biznesowe.

Zaufanie nie wyklucza stosowania narzędzi kontrolnych

System kontroli jest ważny, ale należy go stosować racjonalnie. W organizacjach stosujących tę zasadę zaufanie przejawia się np. w tworzeniu reguł opisujących granice poziomu decyzji, budżetów i wydatków, wielkości zamówień. I tylko decyzje, które zostały zapisane jako niemieszczące się w tych granicach, wciąż przechodzą oficjalną ścieżkę zatwierdzania. W efekcie firma działa dynamicznie i przyspiesza swoją działalność.

W organizacji, w której zaufanie stanowi świadomy efekt zarządzania, zarząd częściej analizuje otoczenie zewnętrzne, szukając okazji do wykorzystania silnych stron firmy (bez obaw, że pracownicy nie zaangażują się w nowe projekty), zamiast śledzić pod lupą środowisko wewnętrzne, koncentrując się na jego słabych stronach.

Jak zbudować i umacniać zaufanie w firmie?

Zarządzanie przez zaufanie wymaga stworzenia i stosowania określonych zasad (wyznaczenie granic, sformułowanie dobrych praktyk). Na rynku dostępne są narzędzia IT, które wspierają przedsiębiorców w tym zakresie, ułatwiając zarówno analitykę zarządczą, jak i komunikację wewnętrzną.

Z jednej strony są to narzędzia komunikacyjne (m.in. poczta, kalendarz, komunikator), dzięki którym pracownicy na bieżąco (choć czasem asynchronicznie) otrzymują informacje o tym co dzieje się w firmie. Drugą grupę stanowi oprogramowanie biznesowe, które sprzyja samodzielności pracowników. Należą tu systemy ERP (szczególnie moduły: HR, Finanse w obszarze budżetowania oraz Controlling), firmowe bazy wiedzy, e-szkolenia, systemy pracy zdalnej, programy do zarządzania projektami. Wymienione rozwiązania często są powiązane ze sobą w jeden duży e-portal firmowy, przez który pracownicy mają dostęp do budżetów, elektronicznego obiegu dokumentów, karty wyników (realizacja celów). Dzięki temu sami widzą efekty swoich działań, mogą podjąć działania naprawcze lub poszukać informacji czy wsparcia w ich realizacji.

Aby zbudować zaufanie w organizacji, należy zastosować następujące kluczowe zasady:

*  Delegowanie obowiązków (wyznaczanie granic samodzielnych decyzji).

*  Priorytetyzacją zadań.

*  Długoterminowa perspektywa w analizie codziennych działań.

*  Rozwój firmowej bazy wiedzy.

*  Zarządzanie przed faktem, rozliczanie po fakcie.

*  Ważny wynik, a nie czas spędzony na mikrodziałaniu.

Czy to działa? Kilka liczb z praktyki Macrologic

Obecnie ok. 60 proc. składu osobowego naszego największego oddziału korzysta z telepracy. W skali całej firmy 80 proc. zespołu posiada zdalny dostęp do zasobów firmowych. Korzystamy z komunikatorów, rozbudowanego kalendarza firmowego, zdalnych spotkań. Mamy zasady dobrej komunikacji. Rocznie oszczędzamy ponad 150 tys. zł na wynajmie powierzchni biurowej. Przy wzroście przychodów usługowych o 40 proc. zatrudnienie zwiększyliśmy o 20 proc. (przy spadku zatrudnienia w administracji o 8 proc). Rotacja zespołu jest niska i nie przekracza 5% rocznie. Średni czas stażu pracy w Macrologic to 12 lat, a dzięki atmosferze współpracy i zdalnym formom szkolenia, czas pełnego wprowadzenia pracownika do firmy wynosi zaledwie kilka miesięcy.

Zaufanie zdaje więc egzamin nie tylko teoretyczny (jako ideowy sposób zarządzania firmą), ale też praktyczny, dostarczając wymiernych korzyści ekonomicznych w skali całego przedsiębiorstwa.

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

Witam, z ciekawością przeczytałem ten artykuł i zgadzam sie z prezentowanymi poglądami. W firmie, ktorej pracowałem tez doszliśmy do tego etapu. Wymaga on jednak czasu i dobrego poznania sie kluczowych osob w organizacji. Najcześciej bylo to związane z wieloma trudnymi projektami, sprawami i decyzjami. Tak tez powstawała kultura organizacyjna. Jest to proces długotrwały ale warto go realizować. Nie przypadkiem srednia stażu w tej firmie jest okolo 12 lat i to jest tez miarą. Czy jednak warto? Absolutnie tak, kiedyś trzeba zacząć . Trzeba rowniez pamietać , ze to często długo i cieżko budujemy mozna utracić relatywnie szybko . Dziekuje za bardzo ciekawy material.

dodany przez Tomasz Weclewski, 19-09-2015 10:35:23

Ten system generalnie jest właściwy ale tylko w organizacjach pozbawionych anonimowości.

dodany przez Arkadiusz Lupierz, 19-09-2015 20:59:53

Wyobrażam sobie, że niełatwo byłoby zdecydować o wprowadzeniu w organizacji projektu wprost nakierowanego na osiągnięcie statusu firmy opartej o „zarządzanie przez zaufanie”. Jeśli jednak jako osoby zarządzające na co dzień m.in.: - dążymy do pracy opartej o wyniki a nie ,,biurko-godziny”, - chcemy zwiększać efektywność nie przez nadmierną eksploatację pracownika a poprzez lepszą organizację pracy wewnętrznej, to wykorzystując technologię i komunikację możemy stworzyć bardziej lub mniej świadomie nowy model działania, bliski zaufaniu. Zaufanie w stosunku do pracownika przekłada się na wolność pracy dla wybranych stanowisk z wykorzystaniem e-Dokumentu, zdalnego dostępu i często w rozproszeniu terytorialnym. Nie mówimy ,,jak”, nie potrzebujemy dowodu obecności. Sprawdzamy efekty, w przypadku odchyleń analizujemy wyjątki. Pozwalamy na elastyczne łączenie spraw zawodowych z życiem prywatnym. W efekcie obdarzamy zaufaniem pracownika, który jest lojalnym współpracownikiem na lata. Temat fascynujący, bo łączący technologię, zarządzanie, komunikację i wymierność liczbową. I wydaje się, że codzienne wdrażanie możemy zacząć od dowolnie wybranego elementu, bo nie są one sprzeczne ze sobą a mogą się wspaniale uzupełniać.

dodany przez Patrycja Ptaszek-Strączyńska Dyrektor ds. Finansów Macrologic SA, 21-09-2015 16:47:39

Wydaje się, że warto jest zwrócić uwagę na wielowymiarową rolę i znaczenie zaufania w procesach zarządzania kapitałem ludzkim, aby lepiej zrozumieć istotę budowania zaufania w firmie. Zob. szerzej na ten temat "Znaczenie zaufania w procesach zarządzania kapitałem ludzkim - ujęcie wielowymiarowe http://www.academia.edu/9581972/Znaczenie_zaufania_w_procesach_zarz%C4%85dzania_kapita%C5%82em_ludzkim_-_uj%C4%99cie_wielowymiarowe

dodany przez Waldemar Walczak, 13-12-2015 12:50:34