PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Realizacja budżetu ważniejsza niż jego planowanie. Inspiracje dla menedżerów

realizacja budżetu

Po opracowaniu budżetu na przyszły rok wielu menedżerów przestaje się nim interesować. Kilkanaście miesięcy później, podczas zamknięcia głównego okresu rozrachunkowego w firmie, z przerażeniem odkrywają jak bardzo oczekiwania rozjechały się z rzeczywistością. Rada? Pracować z budżetem na bieżąco przez cały rok.

Praca z budżetem 365 dni w roku

Jednym z zadań — a właściwie najważniejszym z zadań — menedżera jest właśnie budżetowanie, czyli zapewnienie zasobów wystarczających do tego, by podległy zespół realizował zadania zgodnie z założonymi celami. Na budżetowanie składa się planowanie oraz realizacja budżetu.

W takim rozumieniu pracy menedżerskiej budżetowanie nie powinno być traktowane jak uciążliwy przerywnik we właściwej pracy, a jako kluczowy jej element. Przy takim podejściu wiadomo, co robić od września do połowy listopada: pracować nad budżetem na przyszły rok. Co jednak robić przez pozostałe dziewięć i pół miesiąca? Odpowiedź jest następująca: obserwować bieżące odchylenia od założonego budżetu. 

 

Historia pewnego budżetu

Koniec. Dwa i pół miesiąca wytężonej pracy przyniosło efekt w postaci uzgodnień wydatków, inwestycji oraz planowanych przychodów.

Mija pierwszy miesiąc od przyjęcia budżetu, więc siadasz, by porównać plan z realizacją. Na pierwszy ogień idą przychody, bo gdy okaże się, że plan został wykonany z naddatkiem, to ewentualne przekroczenie założonych kosztów ma zdecydowanie mniej negatywny wydźwięk. Potem sprawdzasz wydatki. Realizacja budżetu: w porządku. Do zobaczenia za 30 dni.

Drugi miesiąc od przyjęcia budżetu. Ponownie porównujesz wyniki. Tym razem budżet przychodów został zrealizowany, ale w budżecie wydatków zanotowano odchylenie. Co teraz? Jeśli w firmie istnieje tzw. księga budżetowania, czyli uzgodnione procedury postępowania w określonych przypadkach, to sprawa jest prosta. Trzeba znaleźć odpowiedni przypadek i postąpić zgodnie z zapisem.

W innym wypadku menedżer musi ocenić możliwości i podjąć decyzję, co dalej. Czy uaktualnić budżet całościowo, powiększając wydatki? Czy przyciąć wydatki w kolejnych miesiącach, by wyrównać bieżące odchylenie? Czy robić to od razu teraz? Może lepiej poczekać do analizy kwartalnej?

W trzecim miesiącu realizacja budżetu wróciła do normy. Wydatki trzymają się założeń, a uzyskane przychody kolejny raz były wyższe od przychodów planowanych. W analizie kwartalnej twój zespół zajął drugie miejsce pod względem wyników w skali całej firmy. Czy stałoby się to, gdybyś nie pracował bieżąco z budżetem? Niekoniecznie.

 

Jeszcze trudniejsze decyzje

Czasem jednak realizacja budżetu staje się prawdziwym wyzwaniem.

Problem pierwszy. W szóstym miesiącu głównego okresu rozrachunkowego twój zespół zrealizował 20 proc. mniej wydatków. Ucieszyło cię to bardzo: za trzy tygodnie szykowała się spora transakcja i podwładni informowali, że wydadzą więcej na działania przedwdrożeniowe. Niestety, gdy w rozliczeniu siódmego miesiąca ująłeś wypracowaną nadwyżkę, dostałeś zwrotną poprawkę z działu finansów. Wynikało z niej, że nadwyżka zniknęła z „konta” twojego zespołu.

Zabieranie niewykorzystanych środków to częste zjawisko w firmach. W zasadzie dotyczy tych działów, które nie wykonały planu przychodów, ale zdarza się, że dotyka również działy z wypracowaną nadwyżką przychodów i oszczędnościami w wydatkach. Z punktu widzenia całościowych finansów firmy jest to rozsądne rozwiązanie. Lepiej na bieżąco przesuwać oszczędności tam, gdzie są one potrzebne już teraz, nie blokując środków obrotowych, często zabudżetowanych z pewną nadwyżką. Rozwiązaniem tego problemu jest wnioskowanie o wykorzystanie bieżącej nadwyżki w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Problem drugi. W budżecie na najbliższy kwartał, w wersji która wróciła z posiedzenia zarządu, znajdują się dwie dodatkowe pozycje: szkolenie produktowe oraz nowa kampania promocyjna. A przecież szkolenie nie jest ci niezbędne, a promocja jest poza twoim zainteresowaniem. Jednak są to projekty ogólnofirmowe, obowiązkowe dla wielu zespołów.

Dział HR wytypował na szkolenie trzy osoby z twojego zespołu, zaś kampania promocyjna prezentuje rozwiązania z obszarów, którymi między innymi zajmuje się twój zespół. Wydatki są więc uzasadnione organizacyjnie. Kłopot w tym, że ich koszt obciąży wynik zespołu od którego zależy nasza premia. W tej sytuacji należy zapamiętać przyczynę wystąpienia tychże wydatków i ująć ją z góry w budżecie przyszłorocznym. W ten sposób nie zostaniesz ponownie zaskoczony wydatkiem.

 

Bieżąca praca z budżetem poprzez analizę odchyleń pozwala kontrolować kondycję finansową firmy. Decyzje, przed którymi stają menedżerowie, bywają trudne, nawet jeśli są uwarunkowane zapisami księgi budżetowej. Zawsze jednak sprawdzać sytuację na bieżąco, ponieważ wtedy można odpowiednio zareagować. Niemiłymi niespodziankami podczas zamykania budżetów niech zajmują się mniej sprytni i mniej kompetentni menedżerowie, dla których realizacja budżetu to męczący obowiązek, a nie fascynujące wyzwanie.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.