PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Budżetowanie: wyciskanie wartości rok po roku

budżetowanie

Niezależnie od tego, czy przed tobą dopiero pierwszy okres rozliczeniowy, czy też jesteś już weteranem w zakresie tworzenia budżetu, to zawsze tu znajdzie się coś, co możesz poprawić, usprawnić, przyspieszyć.

Budżetowanie to proces biznesowy, tak jak przyjmowanie reklamacji czy tworzenie produktu. Można je zatem usprawniać, eliminując zbędne czynności, przyspieszając czynności ważne, poszerzając zakres czy zwiększając stopień złożoności tego procesu, aby jeszcze lepiej oddawał on specyfikę działania firmy. Najbardziej rozsądne jest usprawnianie iteracyjne, które polega na tym, że podczas jednego okresu rozliczeniowego wprowadzana jest jedna, określona poprawka. Testowanie poprawek może się odbywać w cyklu miesięcznym, a nawet kwartalnym czy rocznym — co jest istotne w przypadku mniejszych firm, które bardziej skupiają się na uzyskaniu wzrostu sprzedaży niż na optymalizacji ponoszonych kosztów.

Usprawnienia budżetowania można podzielić na trzy główne zakresy: technologiczny, funkcjonalny, strategiczny.

Excel, mi amore

Punktem wyjścia zawsze jest formularz w arkuszu kalkulacyjnym i wykonany w nim rachunek wyników. To najprostsze budżetowanie, które w zupełności wystarcza do rozliczania płac i prowadzenia ksiąg rachunkowych. Następnie dodajemy dwa sprawozdania (przepływy pieniężne, bilans), które pokazują zapasy gotówki oraz wpływ na całość zasobów przedsiębiorstwa.

Po opisaniu finansów można przejść do analizy centr kosztów/obiektów controllingowych. Każdy projekt, produkt i proces biznesowy tworzy określone koszty uruchomienia, realizacji, zamknięcia. Wszystkie one tworzą również przychody, kreując wartość materialną lub niematerialną, stanowiącą wsad dla kolejnych procesów, projektów (czyli w ujęciu wewnętrznym, międzydziałowym, międzyprojektowym, międzyproceduralnym). W efekcie każdy pojedynczy element posiada własną wartość netto. Odpowiedzialni za nie menedżerowie otrzymują zatem konkretną informację zwrotną: czy obrany przez nich kierunek działań przynosi firmie korzyść, czy też nie. 

Na tym poziomie szczegółowości rachunkowej konieczne jest zastosowanie zaawansowanej technologii informatycznej. Oprogramowanie finansowo-księgowe, funkcjonujące samodzielnie lub jako moduł systemu ERP, połączone z bazą danych o klientach oraz z firmową bazą wiedzy pozwala w jednym miejscu zgromadzić całość informacji w zakresie kosztów. Dzięki temu zarząd — przy wykorzystaniu tzw. pulpitów menedżerskich — ma przekrojowy wgląd w bieżące finanse firmy. I to właśnie pozwala na budżetowanie na najwyższym poziomie.

Nieustraszeni pionierzy z działu sprzedaży

Centrami kosztów są również klienci oraz zespoły/działy firmy. Ważne jest, aby wydzielać je jako osobne kategorie kosztowe. Budżetowanie projektów w ramach jednego zespołu przebiega bowiem zwykle szybko i sprawnie. Jednak w przypadku gdy np. menedżer regionu zderzy ze sobą budżety dwóch zespołów, wówczas do gry wejdzie wymiar polityczny organizacji (w znaczeniu strukturalnym wg Garetha Morgana, nie w znaczeniu sejmowo-partyjnym). Rozpoczną się zmagania o wpływy i władzę, zwykle mające niewiele wspólnego z opłacalnością czy strategią. 

Z uwagi na powyższe, w budżetowanie warto zaangażować na samym początku działy, które z liczbami mają do czynienia na co dzień: finanse oraz sprzedaż. Dopiero potem można iść do działów produkcji, zespołów marketingowych, prawnych czy obsługi klienta. Najlepszą zachętą do udziału w procesie budżetowania jest kontrola wydatków przerzucanych na dany dział/zespół przez inne działy/zespoły. Nikt nie chce płacić za innych — to pierwszorzędna motywacja biznesowa. A jeśli jeszcze tu i ówdzie można przyciąć koszty, to to już tylko dopełnia korzyści z budżetowania.

Plan na przyszłość

Oprogramowanie finansowo-księgowe powinno umożliwiać nie tylko gromadzenie i przechowywanie danych finansowych, ale też tworzenie symulacji i planów. Należy bowiem pamiętać, że wiedza o przyszłości pozwala tę przyszłość modyfikować. 

Dlatego też ważne jest, by budżetowanie wykonać we względnie krótkich okresach roboczych. Scenariusz działania o przebiegu: plan - wykonanie - odchylenie - analiza powinien z jednej strony zapewniać czas na sensowny namysł, z drugiej strony — efekty zastosowania wniosków wyciągniętych z analizy muszą być łatwe do zaobserwowania. Miesiąc i kwartał to najpopularniejsze długości okresów budżetowania, ale w niektórych branżach może to być nawet tydzień, np. w FMCG z produktami o wyjątkowo krótkim terminie ważności, w rozrywce z nowymi produktami pojawiającymi się co weekend.

Wyraźne korzyści można uzyskać na każdym poziomie skomplikowania procesu: czy to w odniesieniu do liczby rozpatrywanych obiektów kosztowych, czy to w zakresie struktury organizacyjnej, czy też w odniesieniu do okresu planowania. W ten sposób budżetowanie przyczynia się do rozwoju firmy i polepszenia panującej w niej atmosfery.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.

asaer