PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Kto wcześnie zamyka okres sprawozdawczy, ten szybciej wdroży program naprawczy

okres sprawozdawczy

Czy twoją firmę stać na to, by reagować na zmiany rynkowe wolniej niż konkurencja? Jeśli nie, pomyśl nad przyspieszeniem prac w dziale księgowym. Może potrzebne są nowe procedury? A może bardziej wydajne i łatwiejsze w obsłudze oprogramowanie?

Załóżmy, że zarząd prezentuje raport za roczny okres sprawozdawczy w dniu 30 czerwca 2015 roku. Planowanie działań korygujących rozpocznie się najwcześniej po wakacjach, ze względu na urlopy. Na ich efekty przyjdzie czekać zapewne aż do pierwszego kwartału KOLEJNEGO roku, czyli 2016, a zostaną one całościowo rozliczone dopiero w połowie 2017 roku, bo właśnie wtedy uda się zamknąć finansowy rok 2016. (Chodzi o zamknięcie wszystkich dokumentów dotyczących tego okresu, a nie o formalną datę graniczną przyjmowania rozliczeń).

Tymczasem firma, która zamknęła rok w lutym 2015, do wakacji będzie miała gotowy plan oraz pierwsze realizacje. Do końca roku wprowadzi wszystkie zmiany i już w lutym 2016 zobaczy, czy i na ile się to opłacało.

Luty 2016 kontra czerwiec 2017 — decyzja o tym, kiedy kończy się okres sprawozdawczy ma zatem kolosalne znaczenie dla funkcjonowania firmy. Aby zamknąć okres sprawozdawczy wcześniej, trzeba do strategicznego myślenia o biznesie włączyć takie pojęcia jak controlling czy budżetowanie, a także zdać sobie sprawę z różnicy — tak oczywistej, że aż niedostrzeganej — między ludźmi a firmami.

Kto wcześnie wstaje...

Od dwudziestu dwóch lat 30 kwietnia w urzędach skarbowych ludzie tłoczą się w kolejce, chcąc złożyć zeznanie podatkowe w terminie. Psychologowie ustalili, że preferencja w wykonywaniu zadań od razu lub zostawianie ich na koniec ustalonego terminu jest cechą charakteru. Jedni czują satysfakcję z szybko ukończonego zadania, innym najlepsze pomysły przychodzą tym częściej, im mniej dni pozostało do daty granicznej.

W postępowaniu firm jest podobnie. Część przedsiębiorstw skupia swoje wysiłki sprzedażowe na początku okresów rozliczeniowych, żeby zamknąć prostsze transakcje i mieć więcej czasu na te trudniejsze. Część natomiast jeszcze w połowie grudnia zamyka deale wliczające się do wyników całorocznych. W niektórych firmach okres sprawozdawczy kończy się już 9 lutego (jak u nas w Macrologic), inni przeciągają to do końca okresu dozwolonego przepisami: a więc do czerwca.

Czy to powinno dziwić?

Nie, ponieważ w firmach pracują ludzie, którzy zachowują się zgodnie ze swoimi indywidualnymi przyzwyczajeniami.

Tak, ponieważ od zawsze istotą przedsiębiorstw było pokonywanie indywidualnych ograniczeń w celu maksymalizacji uzyskiwanych efektów. A zatem, aby utrzymać wysoką efektywność, należy uwzględniać to, że jedni ludzie pracują wydajnie na początku, a inni uwielbiają presję końca terminu.

...tego poznaje się po tym jak kończy


Należy pamiętać, że szefowie zespołów handlowych chcą poprawić uzyskane wyniki, więc do ostatniego momentu pracują nad sprzedażą minionego okresu. Dyrektorzy finansowi nie chcą pozbywać się szybko gotówki, więc zwlekają z zapłatą dywidendy dla akcjonariuszy. Główni księgowi są gotowi do zaksięgowania każdego najmniej istotnego kosztu, byle tylko nie szacować rezerwy na niezafakturowane koszty okresu. Zarządy chcą „ukryć” sprawozdania roczne, więc publikują je razem z większością: na końcu formalnego terminu.

Wiele firm działa w ten sposób. A jednak to tylko doraźne korzyści. Gdy przyjdzie kolejny okres sprawozdawczy, sytuacja zapewne się powtórzy.


Korzyść kontra wartość

Wczesne zamykanie okresów rozliczeniowych to jasny przekaz dla wszystkich pracowników: „Skupiamy się na przyszłości. Wyciągamy wnioski z rozliczonych okresów, ale liczy się to, co osiągniemy w nadchodzącym miesiącu lub roku. Im szybciej uzyskamy jasny obraz tego, co już się stało, tym szybciej rozpoczniemy działania naprawcze”.

Dodatkowo, rynek otrzymuje czytelny komunikat: „Nasze wyniki może nie są najwyższe w branży, ale na pewno będą lepsze na koniec przyszłego okresu rozliczeniowego. Dlaczego? Okres sprawozdawczy rozliczamy szybko, więc mamy więcej czasu, by osiągnąć założone cele”. Argument logiczny i prawdziwy.

Aby skutecznie wdrożyć filozofię wczesnego zamykania okresów rozliczeniowych, potrzebna jest przede wszystkim decyzja menedżerska. Podajmy pierwszy rozsądny i nieprzekraczalny termin. Kolejne okresy sprawozdawcze zamykajmy zawsze nieco wcześniej niż poprzednio. Przyda się również dobra infrastruktura: procesów i narzędzi. Procesy finansowe i biznesowe muszą być prowadzone przejrzyście dla wszystkich zainteresowanych i muszą uwzględniać różne potrzeby informacyjne. Aplikacje informatyczne muszą faktycznie wspomagać pracowników we wprowadzaniu danych na bieżąco w ciągu miesiąca. Infrastruktura IT musi zapewniać odpowiednią wydajność przetwarzania danych, ich wiarygodność, jakość, wygodę dostępu.

Dużo tu tych warunków „musi”, ale czy w dzisiejszych czasach jakakolwiek firma może pozwolić sobie na bycie aż rok w tyle za potrzebami klientów?

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.