PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Przepis na budżet: bez nerwów, bez pośpiechu, bez stresu

budżet

Budżetowanie to jeden z kluczowych procesów wewnętrznych w firmie. Nie należy jednak do ulubionych zadań realizowanych przez menedżerów. Oto jak zmienić go ze stresującego zadania w sprawne działanie.

Dobre przygotowania

W wielu firmach proces budżetowania rozpoczynany jest wysłaniem do pracowników maila do z prośbą o przesłanie propozycji budżetu w terminie np. 7 dni kalendarzowych. Upływu czasu nie da się negocjować, menedżerowie zaczynają więc mniej dbać o jakość budżetu, a bardziej — o szybkość jego zamknięcia. A przy pierwszej kontroli okresowej często następuje zaskoczenie, że zakładane kwoty zostały przekroczone.

Spokojniej i bardziej profesjonalnie przebiegają przygotowania do budżetowania przy przestrzeganiu następujących dobrych praktyk:

  • Zarezerwowanie odpowiedniej ilość czasu — najlepiej zacząć już we wrześniu, żeby skończyć w listopadzie.
  • Ustalenie metodyki budżetu (Kto będzie partycypował w przygotowywaniu budżetu? Jaka baza zostanie przyjęta do wyliczeń? Jaka będzie kolejność przygotowywania budżetów cząstkowych?)
  • Wyznaczenie koordynatora budżetowania oraz ustalenie zakresu odpowiedzialności menedżerów poszczególnych jednostek przychodów i kosztów.
  • Korzystanie z ujednoliconych wzorców formularzy budżetowych.

Sprawne scalanie budżetów cząstkowych

Budżety działów muszą być sensowne wewnętrznie (tzn. odnosić się do bieżącej sytuacji działu i zakładać poprawę w pewnym obszarze), spójne ogólnie (tzn. realizować ogólną strategię działalności firmy), ale też zgodne między sobą. Im bardziej skomplikowana struktura firmy, tym więcej budżetów cząstkowych wzajemnie na siebie wpływa, co może oddziaływać pozytywnie lub negatywnie na plany innych działów.

Aby nie pogubić się w tej sieci budżetów cząstkowych i nie zatonąć w lawinie maili, notatek i wersji roboczych, konieczne jest korzystanie z informatycznego systemu wspierającego controlling. Takie rozwiązanie umożliwia elektroniczny, a więc sprawny, obieg dokumentów (wraz z ich akceptacją przez osoby decyzyjne) oraz pozwala na prowadzenie symulacji/scenariuszy przyszłości.

Dyskretny urok bieżącej kontroli

Nowoczesne podejście, zakładające wykorzystanie rozwiązań informatycznych, pozwala kierownikom na bieżący wgląd w uzyskiwane wyniki, a nie tylko na okresową weryfikację. Taki dostęp rozszerzony o opcję bieżącego kwalifikowania kosztów przychodzących do jednostki biznesowej oszczędza czas potrzebny na wyszukiwanie konkretnych pozycji wydatków podczas okresowej kontroli.

Pozostaje jeszcze odwieczny dylemat decydentów: czy obniżać budżet całościowy w związku z niewypełnieniem budżetu okresowego, czy też „dociągać” wyniki w następnym okresie. Odpowiedzi na to pytanie muszą udzielić sami menedżerowie, którzy w tym przypadku powinni zdać się na swoje doświadczenie.

Wygodne raportowanie

Wyższa kadra zarządzająca ponosi odpowiedzialność za kształt i wykonanie budżetu oraz realizację strategii firmy. Nie potrzebuje więc prezentacji całości informacji finansowej na poszczególnych etapach planowania budżetów, wykonania, okresowej kontroli. Najbardziej użyteczne będą dla niej trafne i skondensowane raporty, skoncentrowane na najbardziej istotnych wskaźnikach. Szczegółowa i bieżąca informacja powinna być jednak zawsze dostępna dla kierownictwa.

Dobry system informatyczny dla controllingu powinien uwzględniać wszystkie te potrzeby informacyjne i zawierać nie tylko oprogramowanie analityczne, ale też wizualizujące i raportujące.

Sporą popularność notują w tym zakresie kokpity/pulpity/dashboardy menedżerskie, które pokazują informacje kluczowe, indywidualnie wybrane przez dyrektorów, jednocześnie umożliwiając w każdym momencie wgląd w bezpośrednie dane finansowe. Aplikacja kokpitowa powinna być dostępna poprzez urządzenia mobilne, gdyż skondensowany raport na telefonie komórkowym ma często większą wartość niż obszerny dokument na komputerze biurkowym.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.