PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Usprawnienie czy innowacja — jak wybrać optymalną strategię wdrożenia ERP?

wdrożenia erp

Usprawnienie i innowacja są jak yin i yang: jedno wypływa z drugiego, jedno otwiera możliwość drugiego. System ERP można wykorzystać zarówno jako element usprawnienia sposobu działania organizacji, jak i wprowadzenie innowacji w jej funkcjonowaniu. Wybór wynika z etapu życia, na jakim znajduje się firma.

Etap stabilizacji

Stabilizacja następuje tuż po etapie początkowej innowacji, związanej z założeniem firmy, rozpoczęciem produkcji lub świadczenia usług, pozyskania i skutecznej obsługi pierwszych klientów. W pewnym momencie skala bieżącej działalności przekracza możliwości kilku osób, często założycieli firmy. W przedsiębiorstwie pojawiają się nowe osoby, które nie posiadają wiedzy o tym, jak firma działała wcześniej. Konieczne staje się przekazanie tych informacji i uprawnień decyzyjnych, a jednocześnie utrzymanie kontroli nad działalnością przez dotychczasowy zarząd.

W takiej sytuacji wdrożenia ERP należy przeprowadzać w trybie usprawnienia. Celem jest eliminacja odchyleń w procesach organizacyjno-administracyjnych w firmie. Ponieważ produkt/usługa oferowane przez firmę trafiły w potrzeby rynku (na co wskazuje rozwój firmy), pracownicy powinni skupiać się na pozyskiwaniu nowych klientów i poznawaniu klientów obecnych — a nie na ręcznym wypełnianiu dokumentów, na osobistych wycieczkach do innych działów, by poznać szczegóły ważne w kolejnej transakcji, na liczeniu paczek z gotowymi wyrobami, by mieć pewność, że pozyskane zamówienia zostaną w terminie zrealizowane.

Wdrożenia ERP w trybie usprawnienia polegają na ustaleniu, a następnie powtarzalnemu uzyskaniu wartości wskaźników odnoszących się do wymiaru organizacyjnego firmy — np. szybkości przepływu informacji, czasu zatwierdzania dokumentów, lub do pojedynczych działów — np. czasu przetwarzania faktury w dziale finansów, szybkości przygotowania oferty dla klienta w dziale sprzedaży.

Etap rozwoju

Na tym etapie cyklu życia firma funkcjonuje stabilnie. Posiada kilku stałych klientów, zapewniających regularne przychody. Rozwija swoją działalność poprzez wzrost skali geograficznej: tworzenie nowych oddziałów w innych miastach, tworzenie nowych zespołów wdrożeniowych i zatrudnianie nowych pracowników do obsługi klientów.

Znaczenie wdrożenia ERP ma wtedy znaczenie motywujące. Pozwala w sposób powtarzalny monitorować i poprawiać dowolny wskaźnik: produkcyjny (np. minimalizacja odpadów, oszczędność energii, zużycie wody), finansowy (np. okres płatności faktur), organizacyjny (np. czas przygotowania i zatwierdzania budżetów okresowych), marketingowy (np. poszerzanie asortymentu produktów, tworzenie ofert sezonowych).

Celem wdrożenia ERP jest wtedy zapewnienie, że wszystkie powyższe cele cząstkowe są ze sobą spójne i zgodne z ogólną strategią przedsiębiorstwa. W firmach często się bowiem zdarza, że działy zaczynają ze sobą rywalizować. Windują w górę własne wskaźniki, nie troszcząc się o to, że mogą negatywnie wpłynąć na wskaźniki innych działów. Popularnym przykładem jest nacisk finansów na obniżanie kosztów, choć powoduje to kłopoty z obsługą klientów czy też wykonywanie planu sprzedaży bez zwracania uwagi na rentowność pozyskiwanych transakcji lub okres płatności faktur, co grozi utratą płynności.

Etap konkurencyjnego skoku

Stabilny rozwój nie trwa w nieskończoność. Po pewnym czasie spada dynamika wzrostu przychodów, kolejny account przynosi coraz mniejszy zwrot, a śrubowanie wskaźników generuje coraz wyższe koszty.

Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka: naturalne ograniczenia ilościowe rynku, naturalna zmiana klientów z grupy otwartej na nowe rozwiązania na grupę przekładającą bezpieczeństwo ponad obietnice poprawy wyników, a także dość oczywisty fakt, że konkurenci również mogą korzystać z ERP, osiągając mniej lub bardziej podobne efekty.

W tym momencie wdrożenie ERP powinno mieć na celu jakościową zmianę funkcjonowania firmy. Różnica kiedyś-a-dziś musi być wyraźnie odczuwalna i niełatwa do przeprowadzenia pod względem organizacyjnym, żeby konkurenci nie mogli jej tak po prostu skopiować. Innowacje można wprowadzać w dowolnym obszarze firmy: procesów produkcyjnych, ofert marketingowych, obsługi klienta. Punktem kluczowym jest przegląd danych dostępnych w systemie ERP, a następnie zadanie sobie pytań w stylu: A co by było, gdyby ten wskaźnik był niższy/wyższy o połowę, o trzy czwarte, o 90 procent?

Dzięki wdrożeniu systemu ERP zaimplementowanie innowacyjnego pomysłu w sieć procesów organizacyjnych przebiega sprawnie i zapewnia, że firma odniesie z niej faktyczne korzyści. Każdy dział wie jakie jest jego zadanie, na czym ma się skupić, co ma wziąć pod uwagę w codziennej pracy. Następnie firma przechodzi ponownie do etapu stabilizacji, eliminując odchylenia i wyciągając maksimum wartości z konkurencyjnego skoku, dopóki inne firmy nie podążą tą drogą.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.