PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Jak usprawnić komunikację wewnątrz i na zewnątrz firmy?

jak usprawnić komunikację

Jedną z podstaw prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa jest efektywna komunikacja — zarówno ta wewnątrz firmy, jak i ta z otoczeniem zewnętrznym. Z jednej strony pomaga ona w budowaniu kultury organizacyjnej, z drugiej zaś stanowi klucz w osiągnięciu przewagi konkurencyjnej na rynku. Jak więc usprawnić komunikację, by stała się ona skutecznym narzędziem zarządczym?

Efektywna komunikacja jest wciąż niedoceniana jako skuteczne narzędzie w obszarze zarządzania personelem, a także w zakresie budowania trwałych relacji z klientami. A przecież dobrze opracowane i dostosowane do specyfiki danej organizacji metody komunikacji i kanały przekazywania informacji mają zasadnicze znaczenie dla ogólnego wizerunku firmy — zarówno w kontekście bycia pracodawcą, jak i partnerem biznesowym.

Pracownik zadowolony i zaangażowany

Dobrze poinformowany pracownik to pracownik mniej zestresowany, bardziej zadowolony, łatwiej identyfikujący się z firmą, a zatem — po prostu bardziej efektywny. Dlatego ważne jest przekazywanie zespołowi informacji o celach firmy, strategii jej działania, planach czy kluczowych decyzjach. Nie należy zapominać o tym, że taka komunikacja powinna być dwukierunkowa, co oznacza, że trzeba dać pracownikom możliwość wypowiadania się, a zgłaszane przez nich uwagi czy sugestie nie powinny pozostawać bez komentarza.

Jednak komunikacja wewnętrzna to także przepływ informacji dotyczących organizacyjnej sfery funkcjonowania pracownika w firmie. Chodzi tu przede wszystkim o kwestie dotyczące przepływu danych i informacji na linii pracownik — przełożony — dział personalny, ale także o organizację pracy w kontekście przydzielania zadań czy też rozliczania z ich realizacji.

Sprawna komunikacja w szczególny sposób ważna jest w przypadku firm działających w strukturze rozproszonej. W takich przedsiębiorstwach pracownik często wykonuje swoją pracę w innej lokalizacji niż jego przełożony, a także z dala od centrali firmy, która np. prowadzi wszystkie sprawy personalne. A wówczas odpowiednio dobrane i drożne kanały komunikacji warunkują sprawną obsługę kadrową pracownika.

Warto usprawnić komunikację wewnętrzną, gdyż dzięki temu firma zyskuje bardziej zaangażowany zespół, w którym może spodziewać się wielu ambasadorów firmy, rekomendujących ją w codziennych kontaktach z partnerami biznesowymi i klientami.

Wizerunek firmy i relacje z klientami

Komunikacja firmy z otoczeniem zewnętrznym to przede wszystkim działania o charakterze wizerunkowym, które mają na celu zwiększenie świadomości marki u potencjalnych klientów. Należy jednak pamiętać, że to także budowanie i ciągłe umacnianie zaufania do firmy jako partnera biznesowego. O ile w pierwszym przypadku sprawa jest jasna — na rozpoznawalność marki i jej komunikację z rynkiem największy wpływ mają skuteczne działania marketingowe, o tyle w drugim przypadku temat jest bardziej złożony.

Warto sobie uświadomić, że duże znaczenie w budowaniu trwałych relacji z klientami ma rozpoznawanie ich potrzeb, szybkie i trafne odpowiadanie na nowe zapotrzebowania, a także monitorowanie satysfakcji ze współpracy, aby jeszcze lepiej dostosowywać swoje działania do oczekiwań klientów. Bo przecież zadowolony klient to nie tylko szansa na kolejne przychody wynikające z kontynuacji współpracy, ale to również rekomendacje, które mogą skutecznie wesprzeć nową sprzedaż.

Jak usprawnić komunikację?

Aby komunikowanie się firmy z pracownikami oraz rynkiem i klientami przynosiło oczekiwane efekty, ważna jest oczywiście sama strategia i metodyka komunikacji. W dzisiejszych czasach jednak skuteczność takich działań warto wesprzeć odpowiednimi narzędziami informatycznymi.

Do takich należą rozwiązania klasy ERP czy CRM. I tak np. serwis pracowniczy zapewnia szybki i bezproblemowy przepływ danych i informacji pomiędzy pracownikami, działem HR i przełożonymi, co z kolei zmniejsza ryzyko błędów, usprawnia transfer dokumentów i skraca proces podejmowania decyzji. To także znaczne usprawnienie i odciążenie dla pracowników działu kadr. Z kolei rozwiązania do zarządzania relacjami z klientami oraz procesami sprzedażowo-logistycznymi (przykładem takiego rozwiązania jest Xpertis CRM/Logistyka oferowany przez Macrologic) umożliwiają łatwy dostęp do historii klientów oraz informacji o procesach sprzedażowych, co usprawnia pracę handlowców, a zarządowi pozwala na bieżąco śledzić wskaźniki sprzedażowe. W zależności od potrzeb, żeby usprawnić komunikację z klientami, można także rozważyć zbudowanie platformy wymiany informacji — portal B2B, który da klientom możliwość wygodnej, elektronicznej współpracy z dostawcą towarów czy usług.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.