PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Jak skuteczniej zarządzać projektami?

zarządzać projektem

Zarządzanie projektem to często skomplikowany i rozłożony w czasie proces, obejmujący od kilku do nawet kilkuset uczestników. Zazwyczaj wiąże się z ryzykiem, naglącymi terminami oraz często zmieniającymi się okolicznościami. Jak zatem nie zginąć w natłoku pracy i efektywnie zarządzać projektami, aby je z sukcesem zakończyć? Odpowiedzią jest systematyczne podejście oraz wykorzystanie nowoczesnych metod oferowanych przez zaawansowane systemy informatyczne.

Niezależnie od branży, w jakiej firma realizuje projekty, najważniejsza jest kontrola nad kosztami i harmonogramem. Zakończony sukcesem projekt oznacza, że został on wykonany na czas i w ramach wstępnie zdefiniowanego budżetu. Najczęstsze wyzwania, z jakimi przychodzi mierzyć się project managerom, to niedobór zasobów ludzkich, problemy komunikacyjne wewnątrz firmy, dynamicznie zmieniające się priorytety oraz zbyt krótkie terminy. Dodatkowo, w dzisiejszych czasach coraz częściej zespół projektowy składa się z pracowników rozproszonych po różnych krajach, a nawet kontynentach, pracujących w różnych strefach czasowych.

Dlatego właśnie warunkiem sprawnej organizacji pracy jest stosowanie się do ujednoliconych procedur oraz wypracowanie wspólnej metodyki realizacji projektów. Na polskim rynku dostępny jest szeroki wybór literatury fachowej, warsztatów, konferencji, cały szereg szkoleń opartych na najpopularniejszych standardach. PRINCE2 i PMBOK (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge) wypracowany przez Project Management Institute to na całym świecie uznane i cenione metody, które pomagają lepiej zarządzać projektami. Oprócz nich firmy produkujące oprogramowanie bazują na metodykach wytwórczych (Scrum, RUP – z ang. Rational Unified Process) oraz adaptacyjnych (Agile), które skupiają się głównie na specyfice dostarczanych przez projekt produktów, jakim jest na przykład system informatyczny.

 

Oprogramowanie wspierające zarządzanie projektami

W przypadku złożonych projektów nieodzowne staje się wykorzystanie zaawansowanych narzędzi umożliwiających optymalizację wykorzystanych zasobów i poniesionych kosztów, synchronizację wiedzy czy usprawnienie komunikacji. Dostępne na rynku nowoczesne i zaawansowane narzędzia, jak chociażby aplikacja Xpertis Projekty, wspierają przedsiębiorstwo na każdym etapie projektu. W fazie planowania system informatyczny pomoże w kalkulacji budżetu, opracowaniu harmonogramu, rezerwacji potrzebnych zasobów — zarówno ludzkich, jak i materialnych. Na etapie realizacji ułatwi bieżącą kontrolę nad postępem prac i terminowością wykonywania zadań, a także umożliwi śledzenie poniesionych wydatków, usprawni komunikację zarówno w zespole projektowym, jak i z klientem. Dzięki oprogramowaniu szef projektu może dokonać szczegółowej analizy rentowności przedsięwzięcia poprzez rozliczenie poniesionych kosztów, uzyskanych przychodów oraz ocenę wykorzystanych zasobów.

 

Korzyści z wdrożenia

Aplikacje, które pomagają zarządzać projektami, pozwalają na zmniejszenie ryzyka poprzez eliminację niepotrzebnych błędów, redukcję poniesionych kosztów, skrócenie czasu  realizacji zadań oraz efektywne wykorzystanie wszystkich członków zespołu. Właściwe zaplanowanie terminów pozwala uniknąć opóźnień, a co za tym idzie — przyczynia się do podwyższenia jakości w obsłudze klienta. Dzięki dedykowanemu oprogramowaniu project manager ma możliwość generowania raportów, kontrolę nad wszystkimi elementami  projektu na każdym jego etapie. Ponadto nowoczesne rozwiązania pozwalają na integrację z kalendarzem, skrzynką mailową, a nawet aplikacjami wspomagającymi pozostałe obszary działalności firmy, takie jak finanse, controlling, zarządzanie personelem, logistyką i sprzedażą.

 



Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

Warto dodać o nowoczesnych technologiach, które obecnie spełniają dużą rolę w zarządzaniu projektami. Są to narzędzie takie jak http://pmcompass.pl, które usprawniają pracę całego zespołu oraz przyczyniają się do szybkiego zakończenia prac.

dodany przez Janusz mika, 28-10-2014 09:19:00

Wszystko fajnie tylko co z tego, że na rynku jest masa osób, które znają narzędzia, jak jest tak naprawdę mała garstka która potrafi z nich korzystać i tak długo jak się to nie zmieni nie ma co liczyć na dobrych menadżerów w tym segmencie. Swego czasu miałem okazję uczestniczyć w szkoleniu Inprogress odnośnie właśnie zarządzania projektami i powiem tak, warto czasami odświeżyć sobie wiedzę i spojrzeć na problem z troszkę innej perspektywy. A ciągła edukacja i rozwój na pewno jeszcze nikomu nie zaszkodziła.

dodany przez Daczynski, 23-12-2014 13:15:44