PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

E-deklaracje od 1 stycznia, czyli jak przygotować firmę na nowe przepisy

e-deklaracje

Z początkiem przyszłego roku wchodzą w życie przepisy określające nowe zasady składania przez płatników zeznań podatkowych. Nowe regulacje będą dotyczyć dużej grupy przedsiębiorców, którzy na mocy tych przepisów zostaną zobligowani do składania zeznań podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej. Warto zatem już teraz zapoznać się z planowanymi zmianami oraz dowiedzieć się, w jaki sposób przygotować swoją firmę na — już wkrótce obligatoryjne — e-deklaracje.

Nowe przepisy zakładają, że od stycznia 2015 r. wszyscy przedsiębiorcy zatrudniający powyżej pięciu pracowników będą zobowiązani do składania zeznań podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.  Jako e-deklaracje przekazywane mają być wszystkie rodzaje formularzy podatkowych, w szczególności zaś chodzi tu o dokumenty: PIT-11, PIT-40, PIT-8C, PIT-8AR, PI-4R, IFT-1, IFT-1R. E-deklaracje będą mogły być składane w dotychczas stosowanych terminach, tj. do końca lutego. 

Nowe przepisy przewidują również, że pracodawcy zatrudniający mniej niż pięciu pracowników zachowają możliwość składania zeznań podatkowych w formie drukowanej. W tym przypadku jednak termin dostarczania tych dokumentów urzędowi skarbowemu zostanie skrócony (z końca lutego) do końca stycznia.

Nadchodzące miesiące warto poświęcić na odpowiednie przygotowanie przedsiębiorstwa na obligatoryjne e-deklaracje. Jest to szczególnie istotne w przypadku firm, które dotąd nie korzystały z możliwości przekazywania zeznań w formie elektronicznej.

Potrzeba wewnętrznych zmian

Proponowane przepisy będą miały wpływ na wszystkie komórki odpowiedzialne za przekazanie zeznań podatkowych stosownym urzędom. Zazwyczaj chodzi tu o działy HR lub księgowości. Ich pracownicy powinni być gotowi na potencjalnie konieczne zmiany.

Przede wszystkim jednak należy dopełnić wymagań formalnych. Warunkiem wysyłania dokumentów w formie elektronicznej jest złożenie do właściwego dla płatnika urzędu skarbowego drukowanej formy formularza UPL-1. Stanowi on pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej przy użyciu podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 

W zakresie zmian organizacyjnych warto zwrócić uwagę, że elektroniczny sposób składania zeznań podatkowych w sposób naturalny wprowadza pewne elementy kontroli informacji zawartych w zeznaniach. Chodzi tu przede wszystkim o aktualne dane osobowe i adresowe. Przejście na e-deklaracje może więc wymagać uporządkowania posiadanych danych. Ponadto konieczne jest uzupełnienie danych dotyczących urzędu skarbowego o publikowany przez Ministerstwo Finansów symbol urzędu dla e-deklaracji.

Niezbędne będzie także dostosowanie wykorzystywanego w firmie oprogramowania.

Wsparcie ze strony dostawcy systemu 

Proces przygotowania zeznań w określonej formie wymaganej przez nowe regulacje może być kompleksowo wspierany przez odpowiednio dostosowane systemy informatyczne. Przydatne okazują się tu funkcje pozwalające usprawnić poszczególne etapy obsługi e-deklaracji. Warto również zweryfikować, czy użytkowany system kadrowo-płacowy jest gotowy na stosowny eksport danych. Bardzo istotne jest więc, aby dostawca oprogramowania wspierał klientów w dostosowaniu do tych zmian i z wyprzedzeniem dostarczył nowe rozwiązania czy też odpowiednio zmodyfikował użytkowane przez klienta oprogramowanie. 

Firma Macrologic systematycznie rozwija system Xpertis — także pod kątem modernizacji elektronicznych kanałów komunikacji według zaleceń Ministerstwa Finansów. Dzięki rozwiązaniu Xpertis Kadry i płace firmy mogą przygotowywać oraz dostarczać e-deklaracje do urzędu skarbowego w sposób w dużej mierze zautomatyzowany. Ułatwienia obejmują również przekazywanie informacji podatkowej pracownikom. Na potrzeby dystrybucji tych dokumentów pracownikom możliwe jest wykorzystanie serwisu pracowniczego, za pośrednictwem którego informacje podatkowe będą dostępne dla poszczególnych osób w formacie PDF. Kompetentny dostawca zaoferuje klientom także wsparcie w zakresie porządkowania danych oraz korzystania z urządzeń obsługujących podpis kwalifikowany.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.