PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Automatyzacja ewidencji finansowej szansą na uporządkowanie dokumentacji księgowej

atomatyzacja ewidencji finansowej

Błędy księgowe, opóźnione płatności czy zagubione faktury to często efekt przeciążenia działów finansowo-księgowych. Dlaczego więc nie zautomatyzować najprostszych, a jednocześnie najbardziej powtarzalnych zadań?

Umiejętnie wdrożona automatyzacja ewidencji finansowej gwarantuje szybkie i prawidłowe uporządkowanie kwot wynikających z poszczególnych dokumentów księgowych, co w kolejnych krokach umożliwia sprawne ich rozliczenie, a także otwiera drogę do zastosowania na szeroką skalę mechanizmów analitycznych. Zautomatyzowanie ewidencjonowania dokumentów przychodowych oraz kosztowych powinno być pierwszym krokiem na drodze do zapewnienia sprawnego przepływu informacji finansowej w organizacji.

Szybko i bezbłędnie

Automatyzacja ewidencji finansowej to przede wszystkim wyeliminowanie potrzeby ręcznego katalogowania dokumentów oraz wprowadzania poszczególnych wartości księgowych. Pozwala to skrócić czas potrzebny na wprowadzenie informacji finansowych do systemów księgowych oraz powiązanych z nimi rozwiązań wspierających zarządzanie. W zautomatyzowanym procesie ewidencji czynności wykonywane przez księgowego mogą być sprowadzone do zeskanowania otrzymanego dokumentu i zarejestrowania go w systemie.

W przypadku elektronicznych dokumentów finansowych także i ten krok może zostać zautomatyzowany — system rozpozna pola takie jak: nazwa kontrahenta, kwota netto, wartość podatku, ilość czy termin płatności. Pracownicy dotąd zajmujący się głównie wprowadzaniem faktur kosztowych do systemu oraz archiwizacją fizycznej dokumentacji mogą zostać skierowani do innych zadań, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności całej organizacji.

Z drugiej strony natomiast — dzięki zastosowaniu różnego rodzaju filtrów i reguł sprawdzających — system informatyczny pozwala zapewnić poprawność informacji księgowych, wyeliminować błędy księgowania i zagwarantować odpowiedni porządek danych finansowych. Nowoczesne systemy finansowo-księgowe są zwykle wyposażone w wieloetapowe mechanizmy weryfikacji poprawności dokumentów, dzięki czemu realna staje się optymalizacja zarządzania przepływami środków, a zarazem można uniknąć kosztów związanych z obsługą wszelkich nieprawidłowości. W ramach systemu FK utrzymana jest również historia ewentualnych zmian konkretnych dokumentów oraz ich wersjonowanie. Nowe rozwiązania tego typu są często wyposażone w repozytoria dokumentów, dzięki czemu istnieje możliwość łatwego zweryfikowania każdej pozycji kosztowej lub przychodowej na cyfrowej wersji dokumentu.

Koszty i zyski

Skrócenie czasu ewidencjonowania dokumentów oraz praktyczna gwarancja odpowiedniego uporządkowania danych finansowo-księgowych oznacza możliwość prowadzenia analiz controllingowych i biznesowych na bardziej aktualnych — i rzetelnych — danych. Dzięki temu przeznaczone dla kierownictwa raporty trafniej oddają faktyczny stan przedsiębiorstwa.

Jednocześnie, spotykana w dzisiejszych systemach księgowych, możliwość łatwego zintegrowania z innymi źródłami danych — jak na przykład system bankowości internetowej — daje możliwość analizowania informacji o kondycji finansowej przedsiębiorstwa, rzetelności kontrahentów, a także przewidywania istotnych zmian otoczenia biznesowego. Szeroka dostępność danych finansowych jest ważna także dlatego, że za sprawą nowoczesnych metod przetwarzania danych, raporty biznesowe stają się bardziej szczegółowe i dostępne na żądanie uprawnionych osób.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.