PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

E-delegacje ułatwieniem dla pracownika i pracodawcy

e-delegacje

Nowoczesne rozwiązania informatyczne pozwalają skrócić do minimum nakłady pracy związane z planowaniem i rozliczaniem wyjazdów służbowych. Praktyka pokazuje, że e-delegacje prowadzą do usprawnienia wielu procesów związanych z obsługą delegacji, istotnych zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy.

Sprawniejsza obsługa delegacji, jak każde usprawnienie procesu administracyjnego, może prowadzić do zwiększenia efektywności operacyjnej. Korzyści w tym obszarze są szczególnie widoczne w odniesieniu do grup pracowników, których zadania wymagają dużej mobilności. Potrzeba cyfryzacji procesów związanych z planowaniem delegacji jest widoczna zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach o rozproszonej strukturze organizacyjnej i licznych zespołach terenowych.

Okiem pracownika

Wprowadzenie systemu wspierającego rozliczanie delegacji to przede wszystkim ułatwienie dla pracowników. Przy okazji każdego wyjazdu służbowego nie muszą oni wypełniać drukowanych formularzy czy dokonywać ręcznych obliczeń. Nie muszą także uzyskiwać tradycyjnej, pisemnej zgody przełożonych. Proces obiegu dokumentów jest realizowany w systemie informatycznym obsługującym e-delegacje. Dzięki temu pracownicy mogą szybciej uzyskać zgodę na wyjazd, a także rozliczyć diety i poniesione wydatki.

Okiem pracodawcy

Skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenie wydatków służbowych prowadzi do wymiernych korzyści biznesowych i księgowych. Co najważniejsze — gromadzone w sposób systemowy dane są łatwo i na bieżąco kontrolowane, co prowadzi do wzmocnienia procesów eliminacji nieprawidłowości operacyjnych i  finansowych. Możliwe jest skrócenie procesów rozliczania wydatków i diet — pracownicy szybciej otrzymują zwroty wydatków. Koszty delegacji mogą być sprawniej — bo na bieżąco — w ciągu miesiąca księgowane. Wpływa to na szybsze zamykanie okresu rozliczeniowego. 

E-delegacje pozwalają usprawnić proces obsługi wyjazdów służbowych także z perspektywy kadry zarządzającej. Większa dostępność aktualnych, pełnych i kompleksowych informacji na temat podróży służbowych powoduje, że przełożeni są w stanie sprawniej zarządzać zespołem pracowników terenowych.

Dodatkowo, e-delegacje, jako zebrana w sposób elektroniczny informacja o całości zagadnień wyjazdowych, pozwala na analizowanie danych i podejmowanie szeregu decyzji o optymalizacjach — na przykład w zakresie negocjacji kosztu hoteli, ustanawiania maksymalnej stawki za nocleg, ograniczania wyjazdów do siedzib spółki na rzecz wyjazdów do klientów itp.

Dzięki wykorzystaniu rozwiązania mobilnego czas pracy konsultantów, którzy podróżują i są istotnym zasobem organizacji, nie jest marnowany na papierową marszrutę dokumentów, a także na konieczność wizyty w biurze firmy w celu dokonania rozliczeń. 

Delegacje w sposób mobilny

W przeszłości konieczność zgłoszenia wniosku o akceptację wyjazdu służbowego, przyznanie ewentualnej zaliczki, jej pobranie, a następnie rozliczenie poniesionych wydatków wymagało fizycznej obecności w biurze przynajmniej trzech osób: delegowanego, przełożonego i księgowego, a czasem i pracownika kadr. Obecnie, za sprawą e-delegacji całość procesów związanych z obsługą formalną oraz rozliczeniami wyjazdów służbowych może być przeprowadzona z poziomu oprogramowania zaprojektowanego dla konkretnych platform mobilnych lub za pomocą aplikacji obsługiwanych przez przeglądarkę internetową.

Aplikacje takie pozwalają w łatwy, w pełni zdalny i mobilny sposób przejść przez kolejne działania składające się na proces obsługi delegacji. W efekcie wszystkie dokumenty przekazywane do rozliczenia trafiają do księgowości w odpowiednio uporządkowanej formie i w ramach jednego zgłoszenia. Dodatkowo, pracownicy wyposażeni w mobilne e-delegacje zwykle dokonują rozliczenia w dużo krótszym terminie niż w przypadku tradycyjnych metod. 

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.