PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Jak wyeliminować silosy informacyjne i usprawnić obieg wiedzy w organizacji?

silosy informacyjne

Sprawny obieg informacji pozwala uporządkować funkcjonowanie organizacji i wzmocnić elastyczność procesów biznesowych. Dostęp do najbardziej aktualnych danych dotyczących wszystkich obszarów działania firmy przyczynia się do zwiększenia jakości podejmowanych decyzji i większej efektywności działania. Osiągnięcie tych korzyści na szeroką skalę wymaga jednak wyeliminowania tzw. silosów informacyjnych.

Usprawnienie obiegu informacji w firmie to jedna z najważniejszych korzyści płynących z wdrożenia zintegrowanego oprogramowania wspierającego zarządzanie. Rozwiązania klasy ERP scalają procesy biznesowe i pełnią rolę centralnego środowiska informacyjnego. Dlaczego centralizacja informacji jest tak ważna? Co można zyskać, eliminując silosy informacyjne?

Informacja zamknięta w silosie

Silosy informacyjne powstają na skutek nadmiernej konsolidacji informacji biznesowych w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych. Posłużmy się przykładem działu sprzedaży i dystrybucji. Źródłem informacji dotyczących realizowanych działań handlowych oraz umów sprzedażowych są faktycznie procesy typowe dla działu handlowego. W naturalny sposób informacje o kontraktach sprzedażowych gromadzone są w systemach wsparcia sprzedaży czy rozwiązaniach typu CRM. Do odpowiedzialnego za faktyczną realizację zamówienia działu dystrybucji przekazywany jest najczęściej jedynie wycinek danych niezbędny do wysyłki zamówionego towaru. Z kolei dział dystrybucji najczęściej kieruje do działu sprzedaży jedynie prostą informację zwrotną o realizacji zamówienia — i na tym zwykle koniec interakcji. Dopiero w sytuacjach kryzysowych następuje istotne nasilenie wymiany informacji między poszczególnymi działami w firmie i poszukiwanie najbardziej aktualnych danych dotyczących określonego zdarzenia.

Potencjał zmiany

Gdyby jednak dział sprzedaży był w stanie na bieżąco kontrolować informacje dotyczące przebiegu procesu dystrybucji, a osoby odpowiedzialne za realizację zamówienia mogły na bieżąco śledzić ewentualne zmiany w umowie, wówczas istniałaby możliwość dużo szybszego reagowania na wszelkie nieprawidłowości, opóźnienia czy zmiany warunków realizacji usługi. Co więcej, w nowoczesnych organizacjach każdy z kluczowych procesów biznesowych — a jest nim niewątpliwie sprzedaż — jest realizowany przy pewnym zaangażowaniu wszystkich komórek biznesowych. Następuje ciągła wymiana informacji skutkująca choćby podniesieniem zwinności i efektywności firmy oraz zwiększeniem poziomu jakości obsługi klienta. Możliwe staje się kompleksowe sterowanie i zarządzanie procesami biznesowymi, a nie jedynie koordynacja poszczególnych elementów łańcucha wartości.

Szerokie korzyści

Peter Senge w swojej książce „Piąta dyscyplina” napisał: Firmy zdolne do podtrzymania znaczącej zmiany w przeciągu wielu lat uzyskują to przy bardzo małym udziale liderów najwyższego szczebla. Należy raczej szukać osób tkwiących w sercu procesów generujących wartości — projektujących, produkujących, sprzedających wyroby, dostarczających usługi, rozmawiających z klientami. Właśnie tacy ludzie przewodzą biznesowi i prowadzą go we właściwym kierunku.

Eliminując silosy informacyjne i usprawniając przepływ informacji, organizacje mogą w dużo szerszym zakresie integrować dostępne dane, analizować je i przetwarzać w użyteczną wiedzę. Gromadzona w ten sposób wiedza nierzadko staje się podstawą do wprowadzenia kompleksowych optymalizacji procesów biznesowych. Realne staje się bowiem poszukiwanie zależności przyczynowo-skutkowych pomiędzy danymi dotyczącymi pozornie całkiem niezależnych procesów, a także identyfikacji centrów kosztowych i źródeł opóźnień — nawet na poziomie konkretnych operacji biznesowych.

Łatwiejszy i szerszy — oczywiście przy zachowaniu odpowiednich uprawnień — dostęp do informacji pozwala łatwiej i w wielu wymiarach analizować trendy rynkowe czy zachowania odbiorców, stając się podstawą do bardziej świadomego kształtowania oferty produktowej. Skala korzyści jest tym większa, im szersza jest skala wykorzystania systemów integrujących procesy biznesowe.

Komentarze

Obecnie nie ma komentarzy. Bądź pierwszy!

Dodaj komentarz

Komentarze:

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu. Bądź pierwszy.