PORTAL WIEDZY MENEDŻERSKIEJ

gaining knowledge never stops

Jak usprawnić rozliczenia i zmniejszyć koszty nadgodzin?

koszty nadgodzin

Przedłużenie normatywnego czasu pracy dla konkretnych pracowników wiąże się z określonymi, dodatkowymi kosztami po stronie pracodawcy. Z tego powodu godziny nadliczbowe lepiej jest wprowadzać tylko w sytuacjach wyjątkowych, a przedsiębiorstwa powinny dążyć do ich minimalizacji.

Potrzeba optymalizacji działania organizacji we wszystkich obszarach skutkuje koniecznością zwiększenia efektywności planowania pracy oraz rozliczania kosztów z nią związanych. Minimalizowane muszą być przede wszystkim koszty nadgodzin. Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których jedynym wyjściem jest przedłużenie normatywnego czasu pracy zespołu. Powinny one jednak należeć do rzadkości, a nie stanowić powszechną regułę.

Punktem wyjścia do usprawnienia procesów naliczania wynagrodzenia za pracę jest wprowadzenie szczelnego systemu ewidencji czasu pracy. Tylko wówczas organizacja będzie dysponować rzetelną wiedzą na temat efektywności pracowników i całych zespołów, a także danymi niezbędnymi do optymalnego zarządzania czasem pracy.

Lepsze planowanie

Dobry plan pracy stanowi wypośrodkowanie pomiędzy dostępnością pracowników i potrzebami pracodawcy. Musi uwzględniać przerwy w świadczeniu pracy przez poszczególnych pracowników wynikające z urlopów, okresów wolnych od pracy oraz potencjalnych zdarzeń losowych, jak np. zwolnienia lekarskie. Z drugiej strony plan pracy powinien pozwalać w maksymalnym stopniu, ale zgodnie z obowiązującymi normami, wykorzystać potencjał zasobów ludzkich do realizacji celów organizacji, w sposób uwzględniający specyfikę prowadzonej działalności.

Efektywne planowanie pracy powinno również uwzględniać specyficzne, często zmienne w zależności od przepracowanego w danym miesiącu czasu, wartości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wyeliminowanie zbyt wysokich — wykraczających poza określony limit podwyższonej stawki nadgodzin — obciążeń za pracę, z perspektywy pracodawcy pozwala ograniczyć koszty funkcjonowania. Redukcję kosztów nadgodzin pomaga także osiągnąć umiejętna koordynacja urlopów oraz właściwe zarządzanie zastępstwami.

Wsparcie informatyczne

Planowanie, optymalizacja i zarządzanie planami pracy to jedna z podstawowych funkcjonalności wielu dostępnych na rynku systemów wspomagających zarządzanie firmą. Możliwość wyeliminowania ręcznej obróbki danych dotyczących czasu pracy to duże ułatwienie dla kadry menedżerskiej. Przykładowo, system Xpertis Personel wspiera zarówno w przestrzeganiu określonych limitów łącznego czasu pracy, jak i maksymalnych okresów rozliczeniowych. Pozwala także optymalizować liczbę godzin ponadnormatywnych z uwzględnieniem sezonowego charakteru prowadzonej działalności biznesowej, co może znacząco obniżyć koszty nadgodzin. Dzięki integracji z obszarem controllingu umożliwia łatwe przeprowadzanie analiz i prognozowanie kosztów pracy.

Do wykorzystania potencjału tego typu narzędzi wymagane jest jednak usystematyzowanie informacji dotyczących zadań i kompetencji pracowników. Brak tego typu bazy wiedzy utrudnia optymalizację planu pracy i często powoduje, że na zastępstwa wyznaczani są i tak mocno już obciążeni pracownicy. To z kolei może prowadzić do przekroczenia ustalonych limitów wynagrodzenia za nadgodziny i, w konsekwencji, do zwiększenia kosztów pracy.

Pamiętajmy o wymogach prawnych

Skuteczne ewidencjonowanie przepracowanych godzin ma duże znaczenie także z powodu wysokich kar, jakie grożą pracodawcom, którzy zbyt często sięgają po zwiększenie normatywnego czasu pracy swoich pracowników. Brak systemu ewidencjonowania oraz błędy na etapie harmonogramowania i planowania pracy mogą więc narazić pracodawców na wymierne straty finansowe.

Komentarze

Dodaj komentarz

Komentarze:

Wsparcie działu IT w tej kwestii jest nieocenioną pomocą dla firm :) Myślę, że nawet www.crm7.pl byłby bardzo dobrym rozwiązaniem ponieważ pomaga zarządzać dokumentacją, a dzięki raportom jest mozliwośc naprawdę głębokiej analizy danych. Wszystko sprawnie, szybko i wygodnie :)

dodany przez Aleksandra More7, 22-12-2014 09:29:47